Программа встречи делегации образец. Организация и техника деловой беседы

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствующем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровождении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делегации прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Программы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внутренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный характер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресторана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор переговоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

размещение в гостинице и т.д.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного. остальная часть текста, формулы, таблицы, изображения скрыты

constructor.zavalam.net

Программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 5 человек — представителей компании «Хартман и Ко».

Цель приема делегации: проведение переговоров по заключению контракта на поставку продукции деревообработки

Ответственный за проведение приема: Атрошков Р.Е.

Лица, сопровождающие делегацию: Атрошков Р.Е., Петрицкий Д.Ж., Иванова Н.К.

Для пребывания в Республике Беларусь делегации специалистов из Германии предусматривается следующая программа:

Международные переговоры. Зачёт. Шпаргалки / Программа пребывания делигации

Программа пребывания делегации

Общую программу, предназначенную для гостей;

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Размещение в гостинице и т.д.

Правила Приема, Инструкция По Приему Иностранных Делегаций

Инструкция о порядке приёма иностранных граждан в ТУСУР. 1.

О приёме иностранных граждан и иностранных делегаций в СФУ См. также Правила приёма и пребывания иностранных граждан в.
Настоящие Правила разработаны на основании Инструкции по обеспечению Прием иностранных делегаций и отдельных официальных лиц (далее.
Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан РФ к государственной Прием иностранных делегаций и граждан на территории УрФУ.
Положение о приеме иностранных граждан и иностранных делегаций в утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в. РФ». ФЗ от деятельности и Правилами приема и пребывания иностранных граждан.

Общие положения. 1. Настоящая инструкция о порядке приема иностранных граждан в ТУСУР (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации по приему иностранных граждан в учреждениях (организациях).

1. Инструкция определяет единый порядок приглашения и приема иностранных граждан для стажировки, участия в семинарах, конференциях, выставках и других мероприятиях на территории ТУСУР, устанавливает обязанности должностных лиц, участвующих в приеме.

Прием иностранных представителей на предприятиях, выполняющих работы с программу приема и пребывания иностранной делегации. В программу в них, как правило, не включаются и в проведении мероприятий по приему.

Положение не регламентирует вопросы трудоустройства и обучения иностранных граждан в ТУСУР. 1. Подготовка и оформление официального приглашения иностранным гражданам (далее — подготовка), прибывающим в университет в составе делегаций, либо в индивидуальном порядке, для стажировки, участия в семинарах, конференциях, выставках и других мероприятиях, контроль за их пребыванием на территории Российской Федерации, возложены на специалистов Отдела международного сотрудничества (ОМС, ауд.

217 главного корпуса) ТУСУР, специально уполномоченных должностных лиц, а также на руководителей подразделений, участвующих в приеме. 1.

Приглашение и прием иностранных граждан в университет осуществляется на основании письменного решения ректора (Приложение №1). 1.

Сотрудники, допущенные к сведениям, составляющим государственную тайну, привлекаются к работе с иностранными гражданами в случае, если без их участия решение вопросов не представляется возможным. 1. Работники сторонних организаций допускаются к участию в приеме иностранных граждан в ТУСУР на основании письменных ходатайств руководителей организаций, представителями которых они являются. 1.

Прием иностранных граждан в организациях, расположенных на территории вуза (арендаторах), осуществляется по согласованию с ректором вуза (арендодатель). Данное условие включается в договоры аренды. 1.

Прием иностранных граждан в ТУСУР разрешен только на нережимной территории (перечень режимных территорий находится в Первом отделе). Прием иностранных граждан на режимных территориях университета ЗАПРЕЩЕН. 1.

За нарушение установленного в ТУСУР порядка приема иностранных граждан устанавливается персональная административная ответственность.

2. Порядок приглашения иностранных граждан и делегаций. 2. Руководитель структурного подразделения, приглашающий иностранных граждан (Инициатор), подает на имя ректора Заявку на приглашение и прием иностранного гражданина (Приложение №1). К заявке прилагается ксерокопия страниц паспорта иностранного гражданина, где отражены: фотография, дата рождения, дата выдачи и истечения срока действия паспорта.

Подписывает заявку Инициатор приглашения, согласовывает ее с проректором по инновационному развитию и международной деятельности и проректором на научной работе. На основании письменного решения ректора (оформленной заявки) ОМС готовит документы для оформления Приглашения на въезд иностранного гражданина в РФ.

3. Подготовка к приёму иностранных граждан и делегаций. 3. Сотрудник ОМС, на основании письменного решения ректора (оформленной заявки), оформляет официальное Приглашение в Управлении Федеральной миграционной службы (УФМС) РФ по Томской области и передает его Инициатору приглашения. Нормативный срок оформления приглашения в УФМС установлен законодательством в 30 суток. В отдельных случаях, в соответствии с международными соглашениями, оформление приглашения в УФМС не является обязательным, но и в этих случаях приглашение иностранным гражданам оформляется только через ОМС.

3. Инициатор направляет Приглашение в адрес иностранного гражданина.

3. Инициатор назначает ответственного за пребывание иностранной делегации (граждан) сотрудника, который совместно с ОМС составляет программу приема иностранных граждан (делегации) (Приложение №2) и смету расходов, с указанием источников финансирования. В программе приема указываются:. страна, из которой прибывает делегация и на какой срок;.

состав делегации, гражданство ее членов (Ф. должность, место работы);. цель визита делегации;. Ф.

должность и контактные номера телефонов (в т. мобильный) сотрудника, ответственного за пребывание делегации;. все мероприятия, в которых будет принимать участие иностранный гражданин (делегация), время, место их проведения и сотрудник, ответственный за каждое конкретное мероприятие. В программе отражается порядок встречи и отправки делегации, место проживания и питания членов делегации.

Программа составляется на русском языке и, при необходимости, на языке страны, из которой прибывает делегация (граждане). 3. Версия программы на русском языке, после согласования с проректором по инновационному развитию и международной деятельности, проректором по научной работе, предоставляется на утверждение ректору университета не позднее, чем за 7 дней до планируемой даты прибытия делегации. К программе прилагается смета расходов по приему делегации с указанием источника финансирования. 3.

Оформленная программа и смета расходов передаются в ОМС для хранения. Копию утвержденной программы ОМС передает в Первый отдел. 3. В случае самовольного оставления иностранным гражданином места пребывания, ответственный за пребывание делегации обязан сообщить об этом в ОМС. Начальник ОМС, в свою очередь, информирует об этом проректора по научной работе, Первый отдел, а также УФМС по Томской области. 4.

Пребывание иностранных граждан на территории Российской Федерации. 4. Начальник ОМС, не позднее, чем за 5 дней до приема иностранных граждан, готовит и направляет уведомление в Министерство образования и науки РФ (Приложение №3). 4.

Ответственный за прием делегации сотрудник структурного подразделения, по прибытии иностранной делегации, в течение 24 часов (за исключением выходных и праздничных дней) обеспечивает предоставление иностранными гражданами необходимых документов в ОМС для регистрации и оформления пребывания в УФМС по Томской области. 4.

Иностранный гражданин, въехавший в РФ, должен встать на учет по месту пребывания в течение 7 рабочих дней со дня прибытия в РФ (пересечения государственной границы). Для постановки на учет иностранный гражданин должен предоставить в ОМС следующие документы:. паспорт, визу;. миграционную карту.

имеющую отметку органа пограничного контроля о въезде в РФ. 4. Пребывание иностранного гражданина на территории РФ определяется сроком действия выданной ему визы.

До окончания срока действия визы иностранный гражданин обязан выехать за пределы РФ. 4.

В случае необходимости пребывания иностранного гражданина на территории РФ сверх срока действия полученной визы возможно продление регистрации с последующим оформлением многократной визы. 4.

Для продления срока регистрации и оформления выездной визы иностранный гражданин должен предоставить в ОМС следующие документы:. обоснование (контракт, приказ) о необходимости продления пребывания в университете;. 5 фотографий 30х40мм, на матовой бумаге, без уголка, светлый фон;. квитанции об оплате госпошлины за оформление многократной визы.

5. Отчётность о пребывании иностранных граждан и делегаций. 5. По результатам приема иностранных граждан (делегаций) сотрудник, ответственный за прием (пребывание), в 3-дневный срок после приема составляет отчет о проведении приема иностранных граждан (Приложение №4).

В отчете указываются:. существо беседы;. к каким проблемам, выходящим за рамки программы пребывания, был проявлен интерес иностранными гражданами, в чем это выражалось;. факты передачи или получения служебной или технической документации (записки, письма, чертежи, технические паспорта, стандарты, формуляры, схемы, эскизы и т.

);. имевшие место попытки нарушения режима пребывания и т. выводы и предложения. 5.

Отчет составляется в 2 экземплярах и передается в ОМС и Первый отдел. 5. По получении отчета о приеме иностранных граждан начальник ОМС в 7-дневный срок готовит и направляет соответствующее сообщение в организацию – заказчика работ (при необходимости).

5. Учет пребывания иностранных граждан (по результатам регистрации последних в УФМС РФ по Томской области) осуществляет ОМС в специальном журнале учета.

6. Перечень нормативных документов. 1. Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

2. Постановление Правительства РФ от 05. 01.

2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в РФ». 3. Федеральный закон ФЗ от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию».

4. Приказ МИД России от 17. 07. 2012 г. № 12077 «Об утверждении Положения о порядке оформления Министерством иностранных дел Российской Федерации приглашений на въезд в Российскую Федерацию иностранным гражданам и лицам без гражданства, а также принятия решений о выдаче виз иностранным гражданам и лицам без гражданства».

5. Федеральный закон от 02.

11. 2004 г. № 127-ФЗ (ред. от 29.

) «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». 6. Федеральный закон от 22.

08. 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (с 01. 09. 2013 г. заменяется Федеральным законом от 29. 12.

2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). 7. Постановление Правительства РФ от 25. 08.

2008 г. № 638 «О сотрудничестве с зарубежными странами в области образования». 8.

Приказ Министерства образования и науки РФ «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» от 28 декабря 2011 г. № 2895.

9. Устав Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники» от 25 мая 2011 г. № 1794.

huporysske.weebly.com

Программу пребывания иностранной делегации

Разработка программы пребывания иностранной делегации в нашей стране. Заранее необходимо продумать тип приема согласно цели пребывания, . Совместно с Управлением делами разрабатывает программу пребывания иностранной делегации и иностранного гражданина в Федеральной службе.

Программа Приема Иностранной Делегации Пример

Программа пребывания иностранной делегации. · смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации. · акт о списании расходов на. Подготовка к приему иностранной делегации. Позаботиться о получении въездных виз иностранными гражданами. Составить и утвердить программу пребывания делегации.. 3.2. Отдел по международным связям обеспечивает организацию приема иностранных делегаций, групп и отдельных граждан согласно имеющимся договорам. 3.3. Программы пребывания в Российской Федерации иностранных делегаций.

7. Организация культурной программы. 8. Обработка статистических данных, составление отчетов. Единый порядок организации приёма официальных делегаций, участников конференций и порядок проведения мероприятий с участием иностранных гостей РГСУ.
ПРОГРАММА приема иностранных граждан (делегации). Состав делегации: 1. Имя, гражданство, должность. План проведения приема: Дата Время Мероприятие Место проведения Ответственный Участники.

Журнал «Секретарское дело»Марина Гладкая. Наша страна испокон веков славилась отменным гостеприимством. В Беларуси даже незнакомого человека принимают столь хлебосольно и душевно, что он с радостью готов возвращаться снова и снова. А уж когда речь заходит о тщательно подготовленном приеме иностранной делегации, тут все должно быть по высшему разряду.

Столь почетных гостей готовы чуть ли на руках носить, особенно с учетом современных экономических реалий (финансовый кризис, падение спроса на продукцию отечественного производства и др.). На данный момент от умения расположить к себе значимого зарубежного делового партнера зависит важнейшая составляющая коммерческого успеха предприятия. Следует понимать, что в условиях постоянного наращивания темпов производства и острой необходимости в поиске новых рынков сбыта, поставщиков и экспортеров, все большее количество белорусских предприятий стремятся выйти на международный рынок. Ввиду того, что переговоры играют ключевую роль в установлении контактов между партнерами, секретарь сталкивается в своей работе с ответственной миссией организации приема иностранной делегации, который требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Деловой протокол регламентирует порядок проведения всех видов встреч и переговоров, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий.

Телефонные переговоры, предшествующие прибытию в Республику Беларусь иностранных деловых партнеров, как правило, проводит сам руководитель предприятия. После получения согласия он сообщает о предстоящем визите своему секретарю. Тот, в свою очередь, должен уточнить дату и время прибытия делегации, место встречи, продолжительность пребывания, язык ведения переговоров, количество переводчиков, задействованных для обслуживания иностранных гостей. Секретарю также понадобится список участников с указанием занимаемых должностей. Это нужно для того, чтобы учесть старшинство членов делегации при проведении протокольных мероприятий.

За 2–3 дня до начала визита вышеперечисленные моменты уточняются по факсу или электронной почте. Среди документов, оформляемых в связи с приездом иностранной делегации, следующие: · ходатайство юридического лица о приглашении членов иностранной делегации; · приказ о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; · программа пребывания иностранной делегации; · смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации; · акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации. Рассмотрим некоторые из них. Ходатайство юридического лица о приглашении членов зарубежной делегации.

Для того чтобы иностранные граждане могли к нам приехать, им необходимо получить визы Республики Беларусь на въезд на территорию страны. И одним из документов визовой поддержки, который подтверждает цель и условия визита, является оригинал ходатайства юридического лица, оформленный на фирменном бланке с указанием полного наименования данного юридического лица, его места нахождения и телефона, а также обязательства юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скрепленного печатью юридического лица. Программа пребывания.

Незадолго до приезда делегации необходимо составить и утвердить программу пребывания иностранных гостей. Вопросы, обязательные для включения в программу: · место встречи делегации (аэропорт или на вокзал) и состав встречающих; · особенности транспортного обслуживания; · размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в отеле; · работа переводчиков; · организация питания; · подготовка помещения для переговоров; · переговоры (время начала и окончания, вопросы повестки дня); · проведение экскурсии по предприятию; · проведение протокольных мероприятий (ленч, обед, фуршет и т. По каждому пункту указывается ответственный исполнитель: предельно четкое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей стороны позволит избежать неразберихи в ходе всего визита. К тому же руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы и с кого что спрашивать. Программа пребывания разрабатываются на все дни визита, утверждается руководителем организации и является документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Дабы оптимизировать программу пребывания иностранных гостей, обязательно учитывайте места их проживания, питания и проведения переговоров.

Все они должны быть определены заранее и находиться недалеко друг от друга. Так, завтрак гостей предполагается там, где они проживают, обед - недалеко от места проведения переговоров или непосредственно в офисе принимающей стороны или рядом с одним из посещаемых объектов.

Оставляйте резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел гостей и свободного времени. Сосредоточьтесь на том, что основная цель визита - переговоры, встречи, подписание документов. Все остальное - второстепенно.

Итак, вы получили подтверждение прибытия иностранных партнеров. Следующим шагом должно стать проведение собрания всей группы, участвующей в приеме делегации, и анализ составленной ранее программы. На всех этапах работы с делегацией - при встрече, размещении в отеле, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях - основная координирующая роль отводится секретарю, поэтому вы по определению являетесь центром концентрации информации и к вам будут обращаться за разнообразной помощью как сотрудники компании, так и гости. В соответствии с правилами делового этикета число членов переговорной группы не должно значительно превышать число членов зарубежной делегации. Если в состав группы со стороны зарубежной компании входит 4 человека, то с вашей стороны целесообразно включить в нее не более 3–4 человек. Это может быть руководитель компании, переводчик, коммерческий директор, секретарь, ведущий протокол переговоров. Помните, что если в состав делегации приглашенной стороны входит женщина, то обязательно присутствие женщины со стороны приглашающих.

Одним из самых главных правил при работе с иностранной делегацией является следующее: ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности главы прибывающей делегации. Это означает, что если визит наносит руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен руководитель вашей организации (в крайнем случае, его первый заместитель). Для встречи, как правило, прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2–3 человек. Если гость приезжает вместе с супругой, встречать его следует главе делегации со своей супругой. Иногда случается, что переговоры планирует проводить не руководитель компании, а его заместитель. В таком случае следует предусмотреть в программе короткую встречу зарубежных партнеров с руководителем компании, лучше всего в начале переговорного процесса. При встрече в аэропорту или на вокзале не принято вручать цветы, исключение составляют случаи, когда в делегации присутствует дама.

Для такого случай подойдет небольшой букет в красивой упаковке. В момент встречи не принято также обмениваться визитными карточками. Материал опубликован частично. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит собеседнику, как внимание к его словам. Внимание должно быть искренним, так как показное может быть обнаружено им, обидит его и приведет к затруднениям в переговорах.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора. Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых вы единодушны, предшествовало обсуждению вопросов дискуссионных. Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ. Если человек сказал "нет", его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции, хотя он и сам может почувствовать немотивированность своего отрицательного ответа. По той же логике, чем больше положительных решений принято в начальной стадии переговоров, тем труднее потом занять категорически отрицательную позицию, даже при наличии больших оснований.

Формирование делегации

Протокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям.

Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Численность количества делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны.

Программа пребывания

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

– встреча (в аэропорту или на вокзале):
– размещение (в гостинице или загородной резиденции);
– деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
– приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
– культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
– проводы.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2–3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость – глава иностранной делегации – и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

– если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
– если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева – глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сиденье рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита – не более 30 мин. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение: чай, кофе, фрукты. Вино не подастся. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу – максимум на 15 мин с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

– главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
– главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее – члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
– если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются но алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом -- по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече, только в обратном порядке .