Приказ об утверждении перечня должностных инструкций. Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Приказ об утверждении должностной инструкции - образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.

Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции

Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.

Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:

Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.

Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций - образец этого документа и потом будет использоваться в организации - происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.

Не знаете свои права?

За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.

Утверждение новой должностной инструкции

Скачать форму приказа

Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.

Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:

разрабатывается проект конкретной инструкции;
издается приказ об утверждении должностной инструкции;
приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.

Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.

Какие реквизиты должны быть в приказе ?

В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:

наименование организации;
название документа (ПРИКАЗ);
дата и регистрационный номер;
текст документа;
место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.

Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

ПРИКАЗ

Российская Федерация, город __________ "___" __________ ____ г.

Об утверждении

должностных инструкций

В целях организации дисциплины труда и установления должностных обязанностей работников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить должностные инструкции работников, предусмотренных штатным расписанием.

2. Ознакомить работников с должностными инструкциями под роспись.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на отдел кадров.

_________________________ _________________ /________________________/

Должность Подпись Фамилия И.О.

Примечание к документу.

Настоящий приказ может быть использован для утверждения должностных инструкций работников. Аналогичным образом могут быть утверждены правила внутреннего распорядка и прочие внутренние документы.

Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции

на самом документе проставляется гриф утверждения;
для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение). [Образец приказа об утверждении должностной инструкции]

Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций - образец этого документа и потом будет использоваться в организации - происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.

Утверждение новой должностной инструкции

Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:

разрабатывается проект конкретной инструкции;
издается приказ об утверждении должностной инструкции;
приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.

Какие реквизиты должны быть в приказе?

наименование организации;
название документа (ПРИКАЗ);
дата и регистрационный номер;
текст документа;
место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
отметка об исполнителе;
место для виз согласования, если это необходимо.

Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.

При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.

Что такое должностные инструкции и зачем они нужны

Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.

ФАЙЛЫ

Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации. Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие.

Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных. Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.

Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.

Назначение приказа

Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.

Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными (в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры).

Какой формат приказа выбрать

Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует. Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации.

Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.

Как оформить приказ, особенности документа

Оформление приказа также отдается на откуп его составителям. Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.

Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.

Кто должен поставить под документом свои автографы

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.

Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.

Как организовать регистрацию и учет

Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал.

В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска. Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста. В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.

Нормы и сроки хранения документа

По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается. Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы (не меньше трех лет). После этого от него можно избавиться (но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов).

Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.

В начале документа напишите наименование компании, затем название приказа, его номер (по внутреннему документообороту) и место его составления.
После этого переходите к основной части. Первым делом впишите сюда обстоятельства, которые послужили поводом для оформления приказа – эти данные будут выступать в роли обоснования. Затем внесите ссылки на законодательные акты или внутренние документы предприятия, которые связаны с распоряжением – они будут являться основанием.
Ниже дайте указание собственно на введение в действие должностных инструкций. Тут по порядку укажите, каких именно документов это касается (т.е. напишите названия должностей, а также номера должностных инструкций и их номера как приложений к данному приказу).
Если ранее подобный приказ уже издавался, в новом распоряжении его следует отменить.
Обязательно надо отметить необходимость доведения данного документа до работников предприятия, а также назначить ответственного за его исполнение сотрудника.
В конце документ следует подписать.

Бизнес достигает максимальных вершин своего успеха лишь тогда, когда организация предприятия эффективно использует занятость рабочего персонала.

Обеспечить хорошую работу трудовых ресурсов помогают должностные инструкции (далее по тексту ДИ). Как же правильно их составить, чтобы сотрудники четко знали, что от них требуется в производственном процессе компании?

Положения, нормативные и законодательные акты для разработки ДИ

Работодателю предоставлена возможность на разработку локальных нормативных актов, основанных на нормах трудового права.

Это обоснование приводится в ст. 8 ТК РФ. Такое утверждение относится также ко всем типам ДИ, но при этом общих требований к порядку их составления и содержанию не установлено.

На некоторых предприятиях подробное изложение трудовой функции рабочих, их права и обязанности могут быть изложены в тексте , поэтому составлять отдельную ДИ в таких случаях нет необходимости. И все же такой документ все-таки лучше иметь, т.к. в ней работодатель описывает, какие требования он предъявляет к сотруднику на определенном рабочем месте.

В ДИ излагают такие пункты в отношении работника на занимаемой должности:

какие основные задачи стоят пред ним в производственных процессах;
квалификационные требования;
главные функции сотрудника;
его права и обязанности на предприятии,
ответственность трудящегося.

Как применять профстандарты при разработке ДИ

Как работник должен принимать участие в производственном процессе предприятия, чтобы его действия имели максимальную эффективность? Ответ на этот вопрос изложен именно в ДИ - основном документе, который определяет его функциональные обязанности, права , а также ответственность и взаимодействие с другими сотрудниками. Написание правильной ДИ для конкретного рабочего места - это очень даже ответственная и непростая задача. Как же выбрать структуру ее так, чтобы максимально оптимизировать процесс работы сотрудника?

Помочь в составлении текста ДИ могут квалификационные справочники . В п. 4 Общих положений квалификационного справочника, утвержденного Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, указано, что квалификационные требования, основанные на изложенной справочной информации в этом нормативном документе, должны уточняться с учетом особенностей конкретных производственных процессов.

Во время написания ДИ необходимо указать перечень выполняемых работ, которые характеризуют отдельную должность и список требований к необходимой специальной подготовке работника.

На практике при разработке ДИ для сотрудников предприятия описание квалификационных характеристик в указанных справочниках, как правило, является базовым.

Руководством по оформлению и структурированию ДИ послужит ГОСТ Р 6.30.2003 «Унифицированные системы документации…».

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Этапы разработки и введения в действие ДИ

Создавать ДИ для каждой конкретной должности нужно поэтапно .

Для этого нужно разработать положение об их разработке и назначить ответственных лиц . После выбирают необходимые материалы в квалификационных справочниках, на основании которых излагают базовый текст и дополняют его в соответствии со спецификой данной должности в условиях производства.

Когда сами инструкции уже изложены на бумаге, их необходимо утвердить и довести до сведения рабочих.

Как правильно составить должностную инструкцию на предприятии рассказано в следующем видеоматериале:

Правила оформления

Порядком оформления ДИ должны заниматься менеджеры по персоналу . Когда в компании немного должностей, то это под силу одному сотруднику из отдела по кадрам или персоналу. В случае, если компания имеет большую структуру, в которой насчитывается значительно больше должностей, то этой работой должны заняться руководители подразделений.

В ДИ должны стоять подписи следующих лиц:

начальника отдела персонала;
руководителя структурного звена;
работника.

В верхней шапке она должна быть утверждена управляющим или главным инженером предприятия.

Составление предварительных документов

Для разработки ДИ нужно утвердить положение «О порядке создания и утверждения должностных инструкций» и должен быть издан соответствующий приказ . Положение должно быть согласовано с профсоюзным комитетом предприятия.

Форма приказа должна содержать информацию о лице, ответственном за составление ДИ, а также ссылаться на положении об их разработке. На основании данного приказа ответственное лицо должно написать и передать руководителю на утверждение ДИ для всех типов рабочих мест, имеющихся на производстве.

Структура и содержание самих инструкций

Основные характеристики в отношении сотрудников, которые должны быть включены в текст ДИ, описываются в таких разделах:

общие положения;
рабочие обязанности;
права сотрудника;
требования к квалификации работника;
необходимые навыки и знания;
ответственность и наказание за невыполнение обязательств;
сотрудничество и отношения с другими членами трудового коллектива.

Текст не может быть написан в противоречии с действующим трудовым законодательством РФ.

Кто и как должен составлять должностные инструкции, рассказано в данном видеосюжете:

Составление приказа

Зачем нужно издавать приказ по предприятию о возложении ответственности за составление ДИ? Такое необходимо для порядка создания и введения в действие документации и ознакомления лиц с их должностными обязанностями. Руководитель, таким образом, возлагает ответственность на лицо, которое будет разрабатывать ДИ.

Дополнительно на предприятии организуется порядок ознакомления работников с ДИ и режим соблюдения трудовой дисциплины, а для отдела персонализации осуществление доведения до сведений трудящихся их прав и обязанностей во время участия в производственных процессах.

Для чего необходим данный приказ?

Приказ подписывается руководителем с целью обеспечения штатных сотрудников ДИ, на основании которых они будут четко знать: что от них требуется в процессе производства. В тоже время руководители подразделений при составлении таких документов определят порядок взаимоотношений подчиненных для оптимизации и достижения максимально эффективных результатов их работы.

Что содержит данный приказ

В приказе определяются ответственные лица за написание и хранение ДИ и утверждается документ о порядке их действий. Приказ является основанием к соблюдению трудового распорядка всеми членами коллектива предприятия с целью получения максимальной эффективности на каждом рабочем месте от конкретного сотрудника, занятого в производстве.

Оформление и хранение ДИ

В оформлении ДИ всегда должны быть задействованы сотрудники отдела кадров и руководители рабочих подразделений. Результатом их совместной работы является эффективная и правильно составленная ДИ, которая разработана в соответствии с закрепленными в законе трудовыми правами рабочих.

За хранение ДИ отвечает отдел персонализации. Стоит отметить, что копии этих документов выдаются руководителем трудовых звеньев предприятия для того, чтобы сотрудник по первому требованию мог ознакомиться со своей ДИ.

Преимущества наличия ДИ и проблемы при их отсутствии

Преимущества наличия данных документов в организации такие:

Работодатель лишается возможности доказать свою правоту при отсутствии ДИ, а также привлекать работника к дисциплинарной ответственности. По причине отсутствия ДИ в организации у работодателя нет оснований отказать в приеме на работу сотрудника в связи с несоответствием его квалификации и защитить свои законные интересы в ходе рассмотрения трудового спора, предметом которого является отказ в приеме на работу.

Порядок внесения изменений в ДИ

Бывают ситуации, когда в ДИ необходимо внести изменения в связи с переменами в деятельности или кадровой структуре предприятия.

Инициатором внесения изменений может стать любое заинтересованное лицо:

директор организации;
начальник подразделения, в котором работает трудящийся;
управляющий структурно звена, которое взаимодействует с должностным лицом из другого участка производства;
сам работник.

В зависимости от того, кто инициирует внесение изменений в ДИ, нужно подать ответственному за инструкции такие документы :

заявление работника;
предложение руководства;
служебная записка начальника отдела.

Работодатель не может в одностороннем порядке внести изменения в должностные обязанности работника или дополнить их новыми. Такая возможность предоставляется администрации предприятия только в соответствии со ст. 72 ТК РФ, когда с работником заключается письменное соглашение сторон, о чем он должен быть предупрежден заранее.

Руководству предприятий стоит позаботиться о наличии ДИ на их предприятии для обеспечения соблюдения выполнения обязанностей и ответственного отношения к работе всех сотрудников. Рабочему в свою очередь легче будет выполнять возложенные на него трудовые задачи в рамках свое рабочего участка. Все эти усилия неизменно приведут к достижению успехов и эффективности производства.

Для чего нужны должностные инструкции и организационная структура на предприятиях смотрите в данном видео уроке:

Перечень трудовых обязанностей сотрудника содержится непосредственно в его должностной инструкции, которой ему необходимо придерживаться и соблюдать.

А так же все возникающие споры между работодателем и подчиненным, как правило, решаются путем обращения все к той же инструкции.

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие функции:

Устанавливает определенные требования к квалификации и конкретной должности сотрудника, с учетом его знаний и образования
структурирует должностные обязанности работника (перечень работ, задач)
установление пределов ответственности работника.

Важно! Главным предназначением должностной инструкции является определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Цели использования должностной инструкции

Если с сотрудником заключена должностная инструкция, работодатель имеет право на:

доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
распределить трудовые функции между работниками;
оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
оценить качество выполнения работником трудовой функции;
доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Форма представления должностной инструкции

Существует два варианта инструкции:

Вид инструкции	Расшифровка
Типовая должностная инструкция по конкретной должности	универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
Должностная инструкция составляется отдельным документом	с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.

Необходимость приказа об утверждении должностных инструкций

На практике обойтись без утвержденных должностных инструкций нельзя. Для того, чтобы это было юридически верно, необходимо издать приказ о том, что необходимо из составлять и подписывать у сотрудников. В случае возникновения судебных споров по поводу увольнения работника за несоблюдение должностной инструкций, можно легко восстановиться на рабочем месте, если такая инструкция будет отсутствовать или же не будет приказа о ее издании и утверждении.

Структура приказа о введении должностных инструкций

Законодательной базой не установлен конкретный вид приказа, но исходя из практики, рекомендуют включить следующие пункты:

Указать наименование документа, о чем он повествует
Сформулировать необходимость издание данного документа, указать инструкции, на которые ссылаются и руководствуются
Непосредственно сам текст приказа

Важно! Документ должен быть подписан руководителем. Сотрудники, назначенные за обеспечение мероприятий по разработке данных инструкций и контролем, так же должны поставить свои подписи об ознакомлении.

Составляется на официальном бланке предприятия.

В итоге лучше указать перечень должностей, для которых утверждаются инструкции, а также дату, с какого момента вступают в силу. Приказ не может быть позже, чем сама инструкция.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций

ПРИКАЗ №2

Об утверждении должностных инструкций

В целях улучшения условий труда и соблюдения действующего законодательства, для конкретизации обязанностей сотрудников

Приказываю:

1.Утвердить должностные инструкции работников согласно штатному расписанию

2.Ознакомить работников под роспись

3.Контроль за соблюдением данного приказа оставляю за собой

Генеральный директор Потемкина М.О.

Как и где хранится приказ

Согласно Законодательства Российской Федерации все приказы должны храниться в архиве предприятия. Документы, которые не входят в состав личного дела сотрудника, как например приказ, необходимо хранить семьдесят пять лет. Если организация ликвидировалась, то все данные нужно передать в городской архив либо правопреемнику.

Главное в оформлении приказа об утверждении инструкций:

1.соблюсти временные рамки, чтобы изданные приказ был либо накануне самой инструкции либо в тот же день

2.оформить его на бланке организации, с указанием реквизитов

3.обязательно завизировать директором, а также необходимы подписи всех ответственных лиц

4.проконтролировать его исполнение и заключение с каждым сотрудником должностной инструкции

Сотрудникам же необходимо:

1.Внимательно изучить свои должностные инструкции, и в случае несогласия с каким-либо пунктом оповестить работодателя об этом, во избежание недомолвок в будущем