Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

• журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
• журнал учета приказов о приеме на работу;
• форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
• форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
• табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

В. Баласанян,
генеральный директор компании ЭОС

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия

Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы

Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.

Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот - движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.

Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д.).

Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;

"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", , которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

В настоящее время подготовлен проект Федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" , (см.).

Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

"Электронная революция" в работе с документами

До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.

Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.

Как автоматизировать делопроизводство

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании "Электронные офисные системы ", реализованный в популярной системе "Дело", состоит в том, что новая технология должна быть преемственна традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.

Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот"). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив".

Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии "документооборота" (workflow ), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.

Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.

Традиционные функции системы автоматизации делопроизводства

Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.

Первоначально, в середине 1990-х годов, система "Дело" была сфокусирована именно на автоматизации традиционного делопроизводства как реально существующей технологии учета и управления движением преимущественно бумажных документов. Дальнейший опыт показал, несмотря на изначальное наличие в системе целого ряда функций "электронного документооборота" (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web -доступ и др.), что эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.

Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.

Новые функции систем электронного документооборота

По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.

Прием электронных документов

Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах - так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. В системе "Дело", в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих собственно электронный документ.

Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel ) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

Хранение электронных документов

Именно это функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS - Document Management System ).

(Система "Дело ", в частности, располагая собственным хранилищем имеет возможность работать и с документами, хранимыми в системах управления документами, поддерживающими стандарт ODMA: Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.)

Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.

Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименование, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения подобных реквизитов использование системы электронного документооборота для содержательной работы с документами в функциональных подразделениях, связанных с конкретными видами деятельности, будет неэффективным или же совсем невозможным и ненужным.

Управление движением документов

Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.

Аутентификация пользователей и разделение прав доступа

В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).

В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя - участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).

Электронный документооборот и новые управленческие схемы

В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.

Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть "через голову" вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.

Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу "вертикального" документооборота, не способна осуществлять "горизонтальный" документооборот. Напротив, именно сочетание "горизонтального" и "вертикального" документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, "разрешив" прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное "извещение" заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные - прозрачные - управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения обычно невозможен.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; "прозрачность" прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Электронный и бумажный документооборот в одной системе

В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.

В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми "ипостасями" документа.

Составляющие экономического эффекта

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);

эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обс луживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь – это офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документооборот совершенно не развит или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и орга­низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре­шений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного документооборота , как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Андреевой В.И. .:

— неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

— попадание документов и ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;

— накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

— большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

— избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

— противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

— бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

— невозможность установления истории работы с документами;

— непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

— избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа Андреевой В.И. .

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Андреевой В.И как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

— несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;

— вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

— как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

— не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

— отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

— отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.

Таким образом, бумажные и электронные до­кументы имеют свои преимущества. Традици­онные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения ин­формации с сохранением возможности воспри­ятия. С другой стороны, необходимо использо­вать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полно­та. Для оперативного информационного обес­печения (прежде всего — доведения информа­ции и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной орга­низации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электрон­ном, а при необходимости — и на других носите­лях информации применительно к конкретным задачам.

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило, непосредственно ответственным исполнителям.

Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:

все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5-4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления; поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня; все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.

В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.

» стал входить в российский ИТ-лексикон где-то в начале нынешнего века, до этого обычно говорилось просто об автоматизации документооборота, деликатно умалчивая о какого рода документах - электронных или бумажных - идет речь. Более того, понятия «электронный документ» вообще в нашем делопроизводстве не существовало, специалисты отлично понимали, что речь идет об управлении бумажными документами. Появление же термина «электронный документооборот», а вслед за ним и СЭД, казалось бы, должно было отразить качественные перемены в документоведении, а именно - замену бумаги на электронный формат. Однако к концу первого десятилетия неожиданно выяснилось - речь шла просто о смене названия без заметной корректировки сущности. Оказалось, что электронный документооборот - это, как правило, управление все теми же бумажными документами, но только «электронными» средствами, а совсем не оборот «электронных документов».

Термин «электронный документооборот» оказался в значительной мере скомпрометирован, во всяком случае, он стал пониматься двояко. В результате пришлось вспомнить о другом названии (появившемся еще 40 лет назад) - «безбумажный документооборот», который и стал все чаще использоваться в официальных государственных директивах, когда имелась в виду цель перехода к работе с настоящими электронными документами без обязательного использования бумажных носителей.

Хотя, конечно, электронные документы еще с 1990-х все активнее проникали в нашу жизнь. Но на их пути стояла непреодолимая преграда в виде законодательства, которое за ключевыми понятиями «подлинник» и «юридически значимый» признавало фактически только бумажный формат. Итогом этой ситуации стало том, что автоматизация российских документо-ориентированных процессов привела к появлению двухконтурной модели документационных потоков, в которой электронный поток был нацелен на повышение эффективности работы, а бумажный - на соответствие нормативным требованиям. Вполне очевидно, что такое дублирование было не очень нормальным, приводило к повышению сложности систем, к снижению их эффективности.

Тут нужно сразу отметить, что отмена использования бумаги не самоцель. Цель - это повышение эффективности работы и качества жизни людей. Использование электронных форматов нужно ровно настолько, насколько позволяют продвигаться к этой цели. Если какие-то задачи удобнее решать с помощью бумажных или еще каких-то форматов, то так и нужно делать. Вопрос стоит не о запрете бумажных документов, а о снятии ограничения на использование электронных, чтобы они в режиме равной конкуренции заняли свое место в нашей жизни.

Ситуация начала меняться только несколько лет назад, когда электронные документы стали постепенно получать законодательный статус, хотя все же явно выглядели «падчерицами» в российском документоведении. Это было понятно уже потому, что их легализации шла путем приравнивания их прав к правам бумажных документов. Однако хотя о программе перевода страны на электронный было объявлено на самом высшем уровне еще в 2008 г., но сроки завершения такого перехода на уровне органов управления страной последовательно переносились с 2012-го на 2015-й, а затем - на 2017 г. При этом некоторые эксперты выражают сомнения, что последний намеченный срок удастся выдержать.

Тем не менее, переход на безбумажные методы работы с документами идет как в коммерческом секторе, так и в сегменте государственного управления, электронные документы все шире используются гражданами, в том числе при выполнении покупок, банковских операций, при взаимодействии с госорганами. Но насколько быстро идут все эти процессы, насколько текущее положение дел соответствует потребностям общества? Какие проблемы есть на этом пути? Об этом нам рассказали эксперты - представители отечественных организаций.

Текущее состояние дел

« Поднятая тема - очень и очень щекотливая во многих аспектах, начиная с терминологии и заканчивая практическим ее применением», - считает начальник Управления сопровождения прикладных систем Департамента информационных технологий ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» Антон Бурлаков. - Очень многие практикующие специалисты скажут, что все в порядке и процент перехода довольно высок, но по факту о безбумажном документообороте речи не идет. С количественными показателями - вообще отдельная история. В свое время (распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р) были попытки вывести в безбумажный формат определенный процент от общего объема документооборота. Все закончилось не то чтобы печально - МЭДО реально работает, но это все-таки не переход на безбумажный документооборот в обсуждаемом сейчас виде, а улучшение электронного учета и движения бумажных документов. Да и граница между подлинно безбумажным и просто электронным документооборотом достаточно зыбкая - всегда можно распечатать и положить на стол так привычный руководителю бумажный документ«.

Директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев рисует совсем иную, намного более оптимистичную картину: «Думаю, что в целом планы отказа от бумаги перевыполнены по сравнению с ожиданиями десятилетней давности. Причем перевыполнение часто происходило путем решения с помощью СЭД задач, которые гораздо лучше решаются другими средствами. Например, работа ведомств с обращениями граждан лучше идет в тех организациях, которые реализовали эту задачу в CRM -, а не в -системах». В качестве примера он приводит высшую школу: если еще несколько лет назад Финансовый университет был одним из очень немногих вузов, работающих без бумажных документов, то сегодня практически все университеты также внедрили СЭД для внутреннего документооборота. По его оценкам, в системе высшего образования доля электронных документов находится уже в границах от 40 до 50%.

Профессор кафедры информационных технологий, начальник отдела электронного документооборота РЭУ им. Г. В. Плеханова Павел Музычкин считает, что термин «безбумажный документооборот» (введенный академиком В. М. Глушковым в 1970-е как раз для подчеркивания способа обмена документами не на бумажном, а на машинном носителе информации с целью последующей ее обработки при помощи ЭВМ) использовать сегодня не следует, в том числе и потому, что переход на электронные методы не должен сопровождаться запретами на бумажные носители. По его мнению, будет правильнее использовать понятие «электронный документооборот» в его изначальном смысле - работы именно с электронными документами как основной формой современного контента.

«Полностью электронный документооборот имеет место тогда, когда на всех стадиях жизненного цикла документ находится в электронной форме. А эти стадии, как известно, начинаются с создания документа и заканчиваются его архивным хранением и уничтожением через установленный законом срок, - напоминает эксперт. - А теперь ответьте, в каком состоянии находится архивное дело в нашей стране - в бумажном или в электронном? Правда, ответ очевиден? Говорить о безбумажном документообороте можно только в тех случаях, когда документы не сдаются в архив на длительное хранение. Таким образом, сегодня перевести в электронный вид можно только некоторый ограниченный массив документов, не подпадающий под требования долгосрочного хранения, причем в разных организациях доля данного массива документов разная. Для вуза, где большую часть документооборота составляют документы, связанные с движением многочисленного персонала и контингента обучаемых, документальным оформлением результатов учебного процесса, доля зарегистрированных документов, постоянно находящихся в электронной форме, по экспертной оценке, в настоящее время составляет не более 1%, если, конечно, не считать документами сообщения электронной почты».

Далее Павел Музычкин рисует такую картину сегодняшнего положения дел. Сейчас та незначительная часть документов, которые в течение всего жизненного цикла находятся в электронной форме, представляют собой внутренние документы. Даже если подлинники входящих документов были в электронной форме (что сегодня нередко встречается при взаимодействии с органами государственной власти и управления), в вуз они поступают в виде электронных или бумажных копий. Электронные копии распечатываются и подшиваются в дело, хотя для исполнения передаются через в электронном виде.

Безусловно, в свое время, особенно после принятия первого закона об электронной подписи, многие были очарованы открывающимися перспективами избавления от надоевших всем бумаг, считает эксперт. Но жизнь поставила все на свои места, и сегодняшнее состояние СЭД есть объективное отражение степени готовности современного общества, его отдельных структур принять новые технологии. Однако делопроизводственным службам изначально было ясно, что возможен только смешанный документооборот, поэтому завышенных ожиданий в вузе не было. Постепенно, эволюционным путем СЭД охватывала все новые и новые пласты документов и укоренялась в организационной структуре. «Сказать, что результаты не соответствуют ожиданиям, можно, но только не в том контексте, как обычно говорят. С моей точки зрения, они намного превзошли то, что мы планировали в 2006 г., когда начинали внедрение. Правда, так думают не все. Для большинства СЭД - как электричество, как воздух - есть и все!», - уверен он.

С чего начинать

Документооборот - это очень широкое понятие. Есть организационно-распорядительный, кадровый, финансово-учетный, есть внутренний и внешний. При этом внешний тоже бывает разным - между предприятиями одного холдинга и между независимыми контрагентами, внутри страны и с зарубежными контрагентами. Отдельная большая категория - документооборот в системе государственного и местного управления, между этой системой и гражданами. Есть вертикально-отраслевые сферы - банковская, здравоохранение, образование и пр. Какие из этих разных категорий документооборота испытывают сегодня наибольшие потребности в переходе на электронные рельсы? Где уже достигнуты наилучшие результаты?

«Водораздел между сферами с относительно беспроблемным и все таки затрудненным использованием исключительно электронных документов очевиден - это структурированная или неструктурированная информация в документах, - считает Антон Бурлаков. - Именно поэтому лучше всего отказ от бумаги проходит в тех ведомствах и в тех сферах, где в документах содержатся в основном цифры, за примером далеко ходить не надо - Налоговая служба. А вот там, где появляются сложносочиненные тексты - начинаются трудности, даже в таких, казалось бы, примитивных областях, как прием обращений. Банальная жалоба, оставленная на сайте, получает кучу реквизитов, распечатывается, регистрируется, обрастает кучей резолюциями и пометками, подшивается в дело. Зачем? А от греха подальше, вдруг проверка или что».

В качестве способа перехода на безбумажный он предлагает полностью запретить использование внутренних документов в бумажном виде, считая этот вариант вполне реальным. Следующий шаг связан уже с изменением принятой у нас схеме управления: нужно ввести модель свободных поручений, не привязанных к документам, снабженных только техническим номером, не видимым пользователям, но при этом передаваемым внутри СЭД и вполне легитимным. Дальше - переход к передаче управленческих воздействий (записей) через корпоративные социальные сети и прямая привязка этих записей к проектным планам и графикам, а не к документам. Реализация такой схемы видится вполне возможной, но на ее пути есть препятствия, которые можно и нужно устранить.

«Думаю, что самый большой прогресс будет не там, где бумажные документы удастся превратить в электронные, а там, где от документов удастся отказаться в принципе», - говорит Владимир Соловьев. В некоторых случаях проще открыть для запросов витрину данных, как это сделано, например, в сервисах проверки уплаты штрафов ГИБДД или задолженностей по налогам и сборам. Вместо того, чтобы держать штат сотрудников, готовящих и согласующих документы, в ситуациях, когда необходим только доступ к данным, куда проще запустить сервисы, работающие в автоматическом режиме, и передать всю работу на самообслуживание тем, кто обращается за таким доступом.

В качестве примера реализации такой идеи он приводит свой университет, где весь внутренний документооборот уже давно осуществляется только в электронной форме. Функции по эксплуатации и поддержке СЭД уже больше года назад ИТ-подразделения университета передали управлению делами, пользователи сами создают сотни типовых маршрутов в месяц, и движение всех документов, касающихся внутренней жизни университета, проходит в электронной форме. Внешние же запросы пока еще слишком часто приходят в университет по обычной почте в бумажной форме. Но и они сейчас переводятся в электронную форму. Вопросы ректору давно уже задают на сайте, запросы в ИТ-поддержку тоже. В этом году происходит переход на электронную форму взаимоотношений с научным сообществом и с иностранными гражданами и организациями. «Но для научных контактов во многих случаях стандартного функционала ECM и CRM не хватает, нужны более серьезные системы управления знаниями», - отмечает эксперт.

А другой представитель высшей школы, Павел Музычкин, видит реальную картину в несколько ином свете: в бюджетном образовательном учреждении структура смещена в сторону персональных данных, поэтому значительная часть документов уходит в архив на десятилетия и, следовательно, в нынешних условиях пока не имеет шансов стать электронными подлинниками. В то же самое время есть группы документов, которые уже сегодня вполне могут быть переведены в полностью электронный вид. Наиболее актуальный участок - госзакупки, и тут уже очень много сделано в государственном масштабе. Но на уровне вуза из-за высокой степени ответственности персонала за ошибки огромные массивы документов по-прежнему распечатываются, хотя на портале госзакупок вся информация о договорах имеется в электроном виде, причем с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Однако есть другой важный пласт документов в вузах, который беспрепятственно может быть превращен в полностью электронный вид - документация по организации учебного процесса. Это объемные комплекты из сотен документов по каждой образовательной программе, которые необходимы для прохождения государственной аккредитации. То что до сих пор они еще существуют на бумажном носителе - рудимент. Что интересно, он может быть ликвидирован одним росчерком пера уполномоченного должностного лица министерства. Имея такой мощный рычаг, как государственная аккредитация, данное решение может быть легко реализовано на практике.

Какие есть препятствия

Что мешает переходу на настоящий электронный документооборот: нет потребности у предприятий, низкая заинтересованность, СЭД не дает нужного эффекта или не оправдывает затрат, нет кадров, нет технологической готовности, недостатки нормативно-законодательной базы? Отвечая на эти вопросы, Антон Бурлаков вспоминает часто используемый тезис: «Бумажная парадигма исчезнет только с последним руководителем высокого ранга, которому секретарша распечатывает документы». Но дальше отмечает, что на самом деле проблема намного серьезнее. Он считает, что трудности есть во всех сформулированных вопросах, и перечисляет еще несколько важных аспектов:

· до сих пор нет единого терминологического аппарата и единого понимания термина «электронный документ»;

· люди просто не готовы к отказу от документов в традиционном их понимании, для них то, что они видят на экране, - это документ, который можно легко представить в бумажном виде;

· есть страх и опасения за надежность системы электронного документооборота и хранения информации, многие не готовы к тому, что даже самая незначительная информация никак не фиксируется на бумаге и не будет подшита в дело;

· прецеденты возврата к бумажным документам уже есть, недаром в США появился термин hard copy и требования по хранению важных документов именно на бумаге;

· и конечно же, требования по защите информации, нетрудно зайти на сайт госзакупок и поискать тендеры на закупку пишущих машинок.

Есть некоторые трудности и на уровне законодательства, но все же главные проблемы - в нашем менталитете, в головах. Уже сегодня при существующих нормативных требованиях у организаций есть большие возможности для широкого использования электронных документов, уверен Владимир Соловьев. По его мнению, трудности возникают только на первом шаге, когда кажется серьезной инновацией и всем работникам приходится учиться и перестраиваться. Но очевидные плюсы быстро переводят СЭД из разряда инноваций в разряд действующего стандартного решения. Если руководство понимает выгоды от перехода на безбумажный документооборот и транслирует сотрудникам свое положительное отношение к отказу от бумажных документов, то серьезных проблем быть не может, только стандартные задачи, которых в больших организациях может быть много.

« Думаю, потребность в полностью электронном, т. е. безбумажном документообороте есть, и даже очень острая, - считает Павел Музычкин. -Неправильно думать, что кто-то сознательно мешает широкому использованию безбумажной технологии. Просто сегодня не созрели объективные условия для создания электронных архивов. То что мы сейчас имеем - правильнее называть предпосылками. Как обеспечить гарантированное хранение документов в течение десятилетий и столетий? К сожалению, наука еще не дала нам таких технологий. Но все равно нужно работать с тем, что есть».

Вместе с тем он уверен, что недостатки нормативно-законодательной базы также вносят свой вклад. Примером может служить первый закон об электронной подписи, который работал, но за десять лет так и не привел к ее массовому использованию в деловой практике, все оказалось намного сложнее, чем рисовалось в нашем воображении. Подпись, оказывается, действует определенный срок, может быть отозвана, скомпрометирована, для ее использования нужно устанавливать специальное ПО и получать сертификаты, которые периодически следует обновлять. Нужно иметь не только подпись, но и поддерживать целую инфраструктуру ключей, держать штат сотрудников и платить за лицензии на ПО, платить за носители ключей, платить за ежегодную перегенерацию ЭП. Закон об электронной подписи 2011 г., введя вид простой электронной подписи, многое упростил и придал юридическую значимость технологиям, основанным на пин-кодах, логинах и паролях. Многие внутренние бизнес-процессы могут обойтись без усиленной электронной подписи, а корпоративная почта может взять на себя часть функций, которые ранее выполнялись через СЭД.

Как решать проблемы

Антон Бурлаков считает, что тут предстоит решить целый комплекс непростых задач. В качестве необходимого шага нужно изменить взгляд людей на само понятие «документ» и на использование документов при обмене информацией и передаче управленческих воздействий. Социализация управленческой деятельности в организациях и отказ от ее формализации помогут сократить число событий, фактов и управленческих воздействий, подлежащих документированию. Тут не обойтись без определенной ломки сознания.

В качестве конкретных мер он предлагает, как вариант, обязать всех арифметически сократить число регистрируемых документов. «Но пока не пройдет несколько лет, пока люди не поймут, что так действительно удобнее и практичнее и что риски на самом деле минимальны, мы будем пользоваться все улучшающимися системами электронной регистрации бумажных документов. Красивыми, иногда реалистично имитирующими бумажные документы, но не прогрессивными», - говорит наш эксперт.

Нужно начинать с конца жизненного цикла документов - архивов, считает Павел Музычкин. Нужно создавать мощные дата-центры с многократным географически распределенным резервированием, находящиеся под с гарантированной защитой государства от форс-мажорных обстоятельств природного, экономического и политического характера, в которых на коммерческой основе за приемлемую плату могли бы накапливаться электронные архивы предприятий и организаций. Тогда, говорит он, паровоз станет впереди поезда, как это и должно быть, и пойдет по расписанию к конечной станции - архиву. Пока же электронный находится на рельсах, которые ведут в никуда...

В будущем, по мнению эксперта, техническое решение скорее всего будет найдено путем отделения «логики и семантики» архивного дела от «физики», за счет виртуализации ПО и периодической миграции электронного архивного фонда на новое оборудование. «А сейчас нужно работать над унификацией электронного архивного дела, отрабатывать форматы архивных документов, вести стандартизацию технологий электронных архивов предприятий и организаций, - советует Павел Музычкин. - Но только делать это нужно намного быстрее, чем это происходит сейчас. Посещая конференции иногда удивляюсь - нередко обсуждаются проблемы, о которых слышал еще девять лет назад, когда только начал внедрять в своем вузе СЭД и стал интересоваться вопросами электронного документооборота».

М. П. Бобылева, к. и.н., доцент

• Взаимосвязь и взаимовлияние системы документооборота и системы управления
• Практическое значение принципов документооборота
• О содержании понятия «документооборот» в условиях электронных технологий
• Сопоставление принципов бумажного и электронного документооборота

Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями (например, матричные и другие адаптивные структуры), что не может не сказаться на технологии управления и организации документооборота. Организационно-технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.

Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В настоящее время внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности.

При внедрении новых информационных технологий важное практическое значение приобретает вопрос о принципах документооборота. Практика показывает, что системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться с различной степенью эффективности (даже в случае использования одного и того же программного продукта), что в значительной мере связано с используемыми принципами и процедурами документооборота и организацией документационного обеспечения управления (ДОУ) в целом.

Приходится констатировать, что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на принципах традиционного делопроизводства. Нередки случаи, когда в процессе подготовки той или иной организации к внедрению СЭД сотрудники высказывают пожелание, чтобы в условиях автоматизации сохранились прежние процедуры работы.
Некоторые примеры недостаточно продуманных процедур использования СЭД в организации документооборота приводились и на страницах журнала «Делопроизводство».

В частности, обращает на себя внимание пример, когда в условиях применения СЭД «в целях сокращения временных затрат и прямоточного направления документа» одновременно с передачей документа на резолюцию руководителю служба ДОУ делает «бумажную (подчеркнуто мною - М. Б.) копию и направляет в соответствующее структурное подразделение для своевременного информирования будущего исполнителя». Как можно судить, в данном случае базовые функциональные возможности СЭД используются недостаточно, а вместо сканирования документа, поступившего в организацию на бумажном носителе, выполняется его копирование (с сопоставимыми трудозатратами, но без ввода в СЭД электронной копии документа для дальнейшей работы с ним). В результате базовые принципы документооборота (оперативность, прямоточность и экономичность), реализуются в форме, не соответствующей возможностям СЭД.

За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий:

• автоматизация процессов работы службы ДОУ;
• автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
• применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально-распределенной системе учреждений;
• взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
• создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота.

Новые организационно-технологические особенности документооборота (по мере их формирования) рассматривались в ряде предыдущих публикаций автора, в том числе в журнале «Делопроизводство». Сейчас на практике российскими организациями используются все перечисленные варианты применения автоматизированных технологий. Иными словами, существует «многоукладность» организационно-технологических форм документооборота при существовании общей тенденции их развития.

Процесс перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот.

Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», «образом цели», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы. Указанное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.
Ряд наиболее общих принципов бумажного документооборота был закреплен еще в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В целом организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям:

• соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует;
• регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц - участников документооборота;
• целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов;
• обеспечение оперативности передачи и получения информации;
• оптимизация трудозатрат.

Реализация названных требований в условиях применения современных информационных технологий должна основываться на более широком взгляде на проблематику управленческого документооборота и уточнении этого понятия. Ряд методологических аспектов современного управленческого документооборота исследован и обоснован нами в недавно изданной монографии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному».

В рамках настоящей статьи отметим некоторые положения.

Обращает на себя внимание то обстоятельство, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации. В традиционном делопроизводстве документооборот рассматривался как движение документов внутри организации с момента создания или получения до оформления в дело или отправки. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141-98: «Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». В несколько скорректированном виде это определение вошло в действующие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, где записано, что документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки». При таком подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».

Объяснение тому, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации, может быть следующим. В условиях бумажного документооборота письменные коммуникации с другими организациями имели ограниченные возможности контроля, так как происходил разрыв в управленческих процедурах, связанный с физической доставкой документа адресату (из одной организации в другую). По этой причине документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов в рамках одной организации (в рамках деятельности ее делопроизводственной службы). В условиях применения современных информационных технологий такие рамки для документальной управленческой коммуникации становятся узкими, что, в конечном счете, не может не сказаться на ее эффективности. Поэтому в условиях применения современных информационных технологий следует различать внутренний и внешний электронный документооборот.

Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота организации взаимосвязана и взаимообусловлена, применение на практике технологий внешнего электронного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Эти проблемы требуют специального внимания, поскольку значительная их часть выходит за рамки корпоративного регулирования ДОУ и требует соответствующей законодательной и нормативной базы, унификации и стандартизации требований к электронным документам и процедурам документооборота, а также издания актов межведомственного характера, заключения договоров или соглашений.

К примеру, переписка в связи с обращениями граждан в государственные или муниципальные органы или иные организации в электронной форме относится к внешнему электронному документообороту, а конкретные процедуры работы с обращениями граждан в организации с использованием системы электронного документооборота являются областью внутреннего документооборота.

Процессы документооборота в традиционном делопроизводстве рассматривались, как правило, со времени создания документа, то есть его официального подписания и регистрации. Однако при таком подходе «за кадром» остаются процедуры подготовки проекта документа, его согласования. Если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес-процессами), то процесс документооборота следует рассматривать, начиная не только с момента создания документа (то есть придания ему юридической силы), но и включая всю предшествующую стадию подготовки и согласования проекта. Началом жизненного цикла документа следует считать создание проекта, когда он материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов (метаданных), предшествующих официальному подписанию документа и свидетельствующих о его легитимности. Более того, в процессе управления стадия работы с проектом документа неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. В условиях новых информационных технологий эти процессы в первую очередь привлекаю к себе внимание в целях оптимизации трудозатрат и повышения оперативности. Поэтому в современных условиях оставлять стадию подготовки проекта за рамками процессов документооборота принципиально неверно.

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 15–20 и более лет назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению. Такое требование было обусловлено сложившейся практикой, а также задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию в условиях бумажного документооборота.

В реальности во многих крупных организациях внутренняя переписка не просто существует, но и играет при этом достаточно важную роль в обосновании принимаемых решений и в осуществлении основных бизнес-процессов.

В современных условиях работа с внутренними документами, включая их регистрацию, с использованием системы электронного документооборота уже не может рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.

Кроме того, одним из краеугольных камней традиционного делопроизводства и документооборота в отечественных организациях на протяжении целого столетия было отделение технических операций по подготовке документов (например, печатание документов в машинописных бюро) и делопроизводственному обслуживанию от процессов работы с документами «исполнителей». В современных условиях подготовка документов осуществляется на персональных компьютерах. Однако по-прежнему встречается стереотип в отношении к процедурам работы с документами: нередко они воспринимаются руководителями и специалистами как «инородная» функция. Вместе с тем расширение применения электронных документов немыслимо без участия в процессах электронного документооборота не только работников документационной службы, но и остальных подразделений организации. Об этом свидетельствует и международный опыт. Процессный подход позволяет выстроить оптимальные процедуры электронного документооборота в организации. Регистрация, прием и отправка электронных документов не обязательно должны выполняться централизованно в документационной службе, требуется также обоснованная децентрализация этих функций с предоставлением полномочий на их осуществление пользователям СЭД в подразделениях организации. При этом изменяются функции документационных служб: на первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других операций традиционного делопроизводства. Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием - требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам. Таким образом происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

Новым содержанием наполняется и принцип экономичности, включая минимизацию трудозатрат на процессы документооборота. Первоначально системы, предназначенные для автоматизации делопроизводства, были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных рутинных операций с бумажными документами (например, по регистрации и контролю исполнения документов, информационно-справочной работе). При внедрении СЭД изменяется структура трудозатрат службы ДОУ на внесение информации в регистрационные карточки документов (в частности, при вводе большого числа поисковых реквизитов и других метаданных, прикреплении файлов, сканировании документов). В процессе документооборота в условиях СЭД суммарные трудозатраты на работу с документом в масштабе организации значительно сокращаются (например, на изготовление копий на бумажном носителе, наведение справок о содержании документа, ходе его исполнения, включении в дело и т. п.). Однако при этом потребуется выделить группу высококвалифицированных специалистов, выполняющих функции технологического администрирования СЭД.

Важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, в базе данных, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

Приведенные в качестве примера в таблице 1 некоторые принципы электронного (или смешанного электронно-бумажного) документооборота не отрицают базовые принципы традиционного бумажного документооборота, а представляют результат их развития и модификации.

В условиях применения современных информационных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой. В состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

Таблица 1
Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота

См.: Кузнецова Т. В. Документооборот - отражение системы управления // Делопроизводство, 2009, № 4, с. 11–14.

Ермолаева А. В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика // Делопроизводство, 2012, № 1, с.15.

См., например: Бобылева М. П. Вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота // Делопроизводство, 1998, № 2, с. 52–55; Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство, 1999, № 2, с.9–13; Бобылева М. П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство, 2001, № 1, с. 68–72; Бобылева М. П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния // Делопроизводство, 2001, № 2, с. 40–46; Бобылева М. П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления - особенности нового этапа // Делопроизводство, 2002, № 2, с.9–16. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009 г. № 477 (в ред. Постановления Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751), п. 4.

Бобылева М. П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003, № 2, с. 14–18; Бобылева М. П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003, № 3, с. 36–40