Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик DIRECTUM

Требования к системам электронного документооборота федеральных органов власти (СЭД ФОИВ) были утверждены Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ №221 от 02.09.2011 «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». Стоит отметить, что СЭД-общественность очень неоднозначно отнеслась к данным требованиям. Было и непонимание, но был и достаточно глубокий и беспристрастный анализ данного документа. Сейчас, когда эмоции улеглись, стоит еще раз внимательно взглянуть на документ и попытаться понять, какой смысл авторы вкладывали в сухие строки официального документа.

Прежде чем мы перейдем к самим требованиям, очень важно понять, что является объектом данных требований. Ответ будет прямолинеен и прост – система электронного документооборота. Большинство отписавшихся по поводу данных требований авторов, судя по всему, подразумевало под СЭД ФОИВ коробочный продукт или тиражное решение, предлагаемое СЭД-вендором, будем называть это в дальнейшем СЭД-продукт. Но это, на мой взгляд, и была их главная ошибка, которая помешала взглянуть на требования под правильным углом.

Отчасти виноваты в таком недостаточно корректном восприятии требований сами авторы документа, которые пренебрегли сложившейся практикой помещать в начало документа или включать в виде приложения к нему глоссарий использующихся терминов. И ответ на вопрос, что же такое СЭД, они поместили почему-то в начало второго раздела, в пункт 4: «СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну)». Определение информационной системы можно найти в Федеральном законе N 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в п.3 ст.2: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств». То есть это как раз не дистрибутив системы электронного документооборота, а совокупность аппаратных средств (серверная часть, сетевая инфраструктура, персональные вычислительные устройства) и программных средств (системное, инфраструктурное, прикладное программное обеспечение + настройки программного обеспечения), а также содержащаяся в системе информация. На мой взгляд, еще более полное определение информационной системы можно найти в руководящих документах по безопасности. Например, РД "Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий», утвержденный Гостехкоммисией России 19.06.2002 дает такое определение: «Система - специфическое воплощение ИТ с конкретным назначением и условиями эксплуатации». Это определение подчеркивает, что информационные технологии воплощены в данной системе специфическим, индивидуальным образом, для достижения определенной цели. Уникальны и условия эксплуатации: помещения, организация доступа на территорию организации, организация работы системы (нормативы, регламенты). К условиям эксплуатации, на мой взгляд, можно отнести и персонал. Именно от его квалификации и усердия будет зависеть в конечном итоге работоспособность любой информационной системы.

Итак, когда мы определили, что информационная система = помещение + все аппаратное обеспечение + все программное обеспечение + все настройки программного обеспечения + персонал + регламенты , можно со спокойной душой переходить к требованиям. Для выделенной каждой группы требований мы постараемся определить, на какие компоненты информационной системы можно «возложить ответственность» за выполнение этих требований.

Опять же хочется попенять авторам документа за отсутствие детальной структуры требований. Несмотря на то, что, по мнению экспертов, кое-какие идеи были подчерпнуты из MoReq2, требования в документе фактически свалены в одну кучу. Наличие трех больших разделов не спасает, так как, например, во втором разделе собраны самые разнообразные требования, а требования по безопасности разбросаны по всем трем разделам.

Как гласит п.2, требования, утвержденные приказом Минкомсвязи, распространяются на внедряемые СЭД и на внедренные уже системы, при их оценке. Сведений о самой процедуре оценки документ не содержит, что вполне логично. Ожидаю, что профильный орган выпустит отдельный документ, содержащий порядок проведения оценки, состав проверяющих, ответственных на местах, что делать в случае несоответствия, процедуру и источники средств на приведение информационных систем в соответствие с требованиями, а также сроки, в которые эта оценка должна быть произведена.

Я не буду подробно анализировать каждый пункт требований, но постараюсь вместо этого сгруппировать их, используя свою логику. Что из этого получилось, оцените вы сами.

Нефункциональные требования

Новеллой, на мой взгляд, можно считать и то, что документ начинается с нефункциональных требований. В MoReq2 они отнесены к необязательным, их поместили чуть ли не в конец документа, но отечественные законодатели придерживаются иной логики.

Самыми первыми идут требования по масштабируемости и производительности СЭД. Так, доступ к СЭД ФОИВ должен осуществляться в течение 3 секунд, доступ к карточке документа – в течение 5 секунд. Перебрав имеющиеся варианты, я пришел к выводу, что 3 секунды – это время реакции системы на действия пользователя, а 5 секунд – время, в течение которого должна открыться карточка документа. Полагаю, что, в условиях ограниченности бюджета госорганов и кадрового голода, у ответственных сотрудников органа власти, занимающихся выбором СЭД, появится желание перекинуть мяч на сторону производителя СЭД, тогда как правильнее, на мой взгляд, будет оценивать возможности аппаратного обеспечения (и серверной и клиентской части), архитектуру СЭД, возможности прикладного программного обеспечения, квалификацию внедренцев и администраторов системы.

На ликвидацию простоев системы отведено полчаса. Опять требование к инфраструктуре, регламентам и техническому персоналу органа власти. Если учесть объем хранимых в системе документов (об этом еще будет сказано), то сложно ожидать, что бэкап базы сможет быть поднят за такое время. Остается одно: организация отказоустойчивой системы с горячим резервированием оборудования, с дублированием баз данных. Сомневаюсь, что у отдельного органа госвласти найдутся средства на это. Остается использование облачной системы, размещенной, скажем в ростелекомовском ЦОДе. Интересно, а требования были проверены на антикоррупционную составляющую?

Столько же, то есть тридцать минут, отводится и на восстановление документа из резервной копии. Причин для восстановления документа может быть масса: от ошибки пользователя до выхода из строя физического носителя, на котором расположена база. Для каждой из угроз будет свое решение, так что справедливым будет сказать, что это требование как к архитектуре СЭД, так и к организации работы системы в организации, включая резервное копирование и восстановление информации в случае сбоев и других неприятностей.

Заслуживающим внимания мне видится требование к объему базы данных системы – она должна «обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет». С легким сердцем отнесем это требование к «специфическому воплощению информационных технологий, то есть должна быть принята в расчет архитектура СЭД, ее способность обрабатывать такое количество документов и такой объем данных и зависимость СЭД от инфраструктурного программного обеспечения. Например, если для построения СЭД используется определенная СУБД, стоит оценить, способна ли СУБД масштабироваться до такого объема. Ну и, наконец, сам орган власти или уполномоченный им оператор должны обеспечить требуемый объем дискового пространства.

Функциональные требования

Функциональным требованиям посвящен практически весь второй раздел документа. После определения СЭД ФОИВ идет требование об интегрируемости СЭД с системой межведомственного электронного документооборота. Это требование к конкретному экземпляру СЭД, ибо с точки зрения интеграции не важно, обладает ли необходимым функционалом СЭД или применяется специализированное интеграционное решение. Разумеется, что чем проще будет осуществить интеграцию СЭД-продукта в МЭДО, тем больше очков может набрать данный вендор в конкурсе по выбору СЭД, проводимом госорганом.

Система электронного документооборота федерального органа государственной власти должна поддерживать управление документами на протяжении всего их жизненного цикла. Сам документ не содержит такого понятия, более того, сами требования не локализованы по стадиям жизненного цикла, что несколько затрудняет их анализ. Тем не менее, попробуем их сгруппировать таким образом.

Захват (создание) документов

СЭД ФОИВ должна поддерживать следующие способы получения документа:

● импорт электронного документа, поступившего по канала МЭДО;

● импорт электронного документа, поступившего по канала СМЭВ;

● импорт электронного документа, поступившего по электронной почте;

● сканирование бумажного документа и сохранение его образа в системе;

● сохранение в системе сведений о бумажном документе без сохранения его образа в системе (по требованиям безопасности);

● создание документа непосредственно в СЭД ФОИВ.

Отдельно остановились авторы документа на вводе многокомпонентных документов. Так, «СЭД ФОИВ должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность электронного документа». СЭД также должна поддерживать возможность ввода документа в систему и при отсутствии приложения, в котором данный документ был создан.

Определены и основные требования к сбору и обработке метаданных документов, хранимых в СЭД ФОИВ. Так СЭД должна поддерживать:

● Автоматическое извлечение метаданных для документов, полученных из МЭДО, СМЭВ и других информационных систем. Состав импортируемых полей и виды документов определяются администратором СЭД ФОИВ.

● Сохранение связи метаданных с документом на всем жизненном цикле.

● Отображение метаданных на экране.

● Запрос у пользователя ввода значений метаданных, которые не были заполнены автоматически.

● Информирование пользователя о незаполненных метаданных.

За реализацию указанных требований отвечает как непосредственно СЭД-продукт, особенно в части обработки метаданных, так и средства, процедуры и персонал, обеспечивающие интеграцию СЭД с электронной почтой, МЭДО, СМЭВ и другими информационными системами.

Согласование документов

Стадию согласования документа в требованиях в явном виде регламентирует только один пункт. Workflow-составляющая СЭД должна соответствовать следующим требованиям:

● Доведение документов до участников процесса согласования

● Контроль исполнения поручений.

Если согласование документа производится в границах одного экземпляра системы, эти требования могут быть отнесены только к СЭД-продукту. В случае сквозного согласования, когда в процессе принимают участие пользователи разных экземпляров системы или даже нескольких разнородных систем, потребуется сервис организации межсистемного взаимодействия.

Еще одно требование, которое нельзя отнести только к стадии согласования, это необходимость отображения файлов определенных форматов. Обязательных форматов pdf, rtf, doc, tiff, но авторы требований не имеют ничего против, если система будет способна отображать и другие форматы. Судя по выбранным форматам, требования готовили явно не непримиримые сторонники свободного программного обеспечения. Я, право, не знаю, чем можно объяснить включение в список пусть популярных, но проприетарных форматов – принятие действительности или все же коррупционный интерес. Реализуют эти требования приложения-редакторы, которые входят в состав информационной системы СЭД ФОИВ.

Отдельно стоит остановиться на требованиях по поддержке электронных подписей. Инфраструктура электронной подписи состоит из массы компонентов. Даже если брать в расчет только техническую сторону, это и средства криптографической защиты информации (СКЗИ), включая аппаратные средства, криптопровайдеры, протоколы. Наконец, сам СЭД-продукт на прикладном и системном уровне должен поддерживать СКЗИ, включая сертифицированные регулятором. Вы, наверно, уже догадались, что я опять подвожу вас к одной и той же мысли – это требования к конкретной информационной системе, включающей все необходимые документы.

Хранение документов

Требования предполагают, что органом госвласти будет разработана классификационная схема, состоящая из разделов и подразделов, соответствующая разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ. Для каждого раздела и подраздела классификационной схемы должен быть установлен, как минимум, один срок хранения. Должна быть предусмотрена возможность снять/установить запрет на уничтожение раздела классификационной схемы.

Вообще, сроки хранения документов в требованиях – это отдельные объекты. Они могут быть созданы, назначены определенному разделу классификационной схемы, изменены, уничтожены. Должны быть предусмотрены сроки хранения длительностью не менее ста лет. Вся история манипуляций со сроками хранениями должна автоматически сохраняться. Прослеживаются явные параллели с MoReq2.

По окончании срока хранения документа администратору системы должно выть отправлено уведомление. СЭД должна предусмотреть следующий минимальный набор действий:

● хранить документ постоянно;

● провести экспертизу ценности документа;

● уничтожить документ;

● отправить документ в другое хранилище;

● выделить документ к уничтожению.

Эту группу требований также не стоит относить только к СЭД-продукту. Соблюдение требований даже в большей степени зависит от наличия регламентов и нормативных документов, регламентирующих сроки хранения, наличие стратегии хранения – для документов длительных сроков хранения может потребоваться конвертация из устаревших форматов в современные и миграция на новые носители. Ну и, наконец, все усилия будут напрасны, если персонал не будет вести себя в соответствии с установленными регламентами.

Требования безопасности

Несмотря на то, что эти требования можно отнести к функциональным, я выделил их в специальный раздел. Как я уже упоминал, эти требования разбросаны по всем разделам. Требования предусматривают:

● защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г;

● возможность фиксации документа путем запрета внесения в него изменения;

● обеспечение аутентичности документа;

● обеспечение целостности документа;

● фиксацию всех операций с документом, невозможность изменить или удалить эти сведения;

● организацию контроля доступа к документам;

● централизованный контроль прав доступа и управление пользователями;

Также к требованиям безопасности можно отнести требования наличия автоматизированных процедур резервного копирования и восстановления информации.

Предыдущий опыт мне подсказывает, что вполне может возникнуть ситуация, как в случае с персональными данными. Чтобы грамотно реализовать требования по безопасности, необходимо:

● наличие политики безопасности, понимание угроз безопасности и выработанная стратегия их минимизации;

● выбор средств защиты безопасности, адекватный угрозам;

● организация защитных мероприятий и ежедневная деятельность по поддержанию требуемого уровня безопасности.

У операторов персональных данных, не обладающих компетенцией, средствами, желанием реализации вышеперечисленных требований возникало вполне объяснимое желание переложить это все на плечи СЭД-вендора. Мистический сертификат должен был заменить всю систему мероприятий.

Разумеется, часть этих требований должна быть реализована в СЭД, но ряд требований не всегда возможно и эффективно реализовать лишь на прикладном уровне.

Вместо резюме

Понимание того, что является объектом требований, включение всех компонентов информационной системы, от которых зависит выполнение требований, позволит организовать их грамотную реализацию. А когда понятно, что делать, можно уже и выбирать варианты, оптимизируя прилагаемые усилия и затрачиваемые ресурсы.

(4,58 - оценили 3 чел.)

Система электронного документооборота (СЭД), используемая на предприятии, должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечить эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.

Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, осознают практически все компании. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом.

Электронные системы документооборота — это информационные системы, помогающие автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессы взаимодействия между сотрудниками. При выборе СЭД необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает решение таких задач и отвечает ряду требований, предъявляемых к ней. В первую очередь, это законодательные требования.

Законодательная база

Основным критерием выбора СЭД для российского пользователя является соответствие системы принятым стандартам и нормам делопроизводства и отсутствие противоречий с законодательством.

Регламентация электронного документооборота на государственном уровне ведется по нескольким направлениям. Это законодательное регулирование (федеральные законы), стандартизация в области делопроизводства и документооборота, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, приказы и распоряжения органов государственной власти и управления. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Незнание закона не освобождает от ответственности.

Стандарт MoReq-2

Стандарт (спецификация) МMoReq-2 (Model Requirements for the management of electronic records) «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота», изданный в 2008 году Европейской Комиссией и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл.). Стандарт можно использовать для формирования технического задания для построения программных продуктов автоматизации документооборота.

Таблица 1. Функциональные требования к СЭД по спецификации MOREQ 2

Требования компании к СЭД

Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», часть процессов — регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. — идентифицирует как процессы управления документами. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования компаний к СЭД включают в себя также:

• регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
• возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;
• жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;
• обмен документами между территориально распределенными подразделениями;
• рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;
• поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;
• учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;
• формирование отчетности;
• управление правами доступа;
• применение электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов компании формулируют свои требования к СЭД в следующем виде:

• создание проектов документов;
• согласование проектов документов;
• утверждение документов;
• создание резолюций, поручений;
• контроль исполнительской дисциплины;
• контроль версий документов;
• протоколирование действий;
• обсуждение документов;
• делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме всех этих требований к СЭД, компании ожидают от нее соответствия концепции развития ИТ в компании в целом. Что, в свою очередь, предполагает масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также — расширения функциональных задач. Важное ожидаемое свойство системы — ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходима предприятиям и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в т.ч. электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, корпоративным порталом компании.

Для работы в органах исполнительной власти интеграция позволяет организовать единое информационное пространство для обмена документами с системой межведомственного электронного документооборота, взаимодействовать с сайтом, для загрузки обращений граждан.

Непреложное требование компаний к СЭД — обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

Личные предпочтения пользователей

Личные предпочтения пользователей СЭД сводятся, как правило, к обеспечению удобства работы в системы, повышения уверенности при выполнении тех или иных операций. Так, одно из общих предпочтений — простота и удобство интерфейса. Чем меньше времени тратится на обучение работе в СЭД, тем быстрее принимается пользователями система. Простые и понятные пользователю интерфейсы, с которым он привык работать по другим функциональным областям, наличие электронного курса обучения значительно сокращают сроки введения СЭД в эксплуатацию и не вызывают ее отторжение, как и всего прочего нового.

Нужны пользователям и неформальное общение, возможность обсуждения необходимости изменения в том или ином документе.

Среди других пользовательских предпочтений можно отметить:

• отображение движения документов (процессов), в том числе — графическое;
• оперативный контроль исполнения документа (какой этап, у какого сотрудника, у кого находится бумажная копия, вернул ли контрагент договор, начал ли исполнять коллега задачу и пр.);
• организация личных, персональных папок (хранение персональных документов с гибким предоставлением доступа к ним коллегам);
• возможность настройки системы для выполнения конкретных задач конкретного пользователя;
• организация рабочего стола с отображением только той информации, которая необходима сотруднику;
• удаленный доступ к системе, работа с мобильных устройств.

Так, например, всем выше перечисленным требованиям удовлетворяет СЭД «1С:Документооборот» , а совместное решение компаний 1С-КПД и iDecide для iPad позволяет работать с документами в дороге и в командировке, просматривать и выполнять задачи с мобильного устройства, использовать голосовые и графические комментарии для упрощения регистрации поручений, что ускоряет принятие решений.

Знание внешних по отношению к компании требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, и умение сформулировать к ней свои требования позволяют не только выбрать наиболее подходящую компании систему, автоматизировать и оптимизировать процессы документооборота и управления ими, а также — создать единую информационную среду для коллективной работы с документами.

Приложение. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ
от 2 сентября 2011 г. N 221
"Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения"

В соответствии с пунктом 5.2.23 Положения о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2008 г. N 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 23, ст. 2708; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 33, ст. 4088; 2010, N 13, ст. 1502; N 26, ст. 3350; N 30, ст. 4099; N 31, ст. 4251; 2011, N 2, ст. 338; N 3, ст. 542; N 6, ст. 888; N 14, ст. 1935; N 21, ст. 2965), и пунктом 2 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (далее - Требования).

2. Департаменту государственной политики в области создания и развития электронного правительства (Липов) опубликовать Требования на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Регистрационный N 22304

Установлены требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Система должна быть масштабируемой.

Приведены уровни ее производительности, надежности и защиты. Так, доступ к системе должен занимать не более 3 сек., время простоя при сбоях и перезагрузке - 30 мин. Защищенность от несанкционированного доступа в случаях обработки служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г.

Система предназначена для управления всеми документами органа, включая их проекты, кроме содержащих гостайну. Она взаимодействует, в частности, с системой межведомственного электронного документооборота.

Процесс ввода документа в систему включает его регистрацию, сканирование и создание электронного образа.

Если установлен запрет на создание электронного образа, документ только регистрируется.

Система должна поддерживать как минимум 4 формата файлов: pdf, rtf, doc, tiff.

Также она должна обеспечивать проверку и сохранность электронных подписей, протоколировать в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными.

Требуется, чтобы система соответствовала ГОСТ Р 51275-2006 и правилам по техзащите конфиденциальной информации.

Она не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к сети Интернет.

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения"

Регистрационный N 22304

Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Регистрационный N 22304

В соответствии с пунктом 5.2.23 Положения о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от

2 июня 2008 г. N 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 23, ст. 2708; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 33, ст. 4088; 2010, N 13, ст. 1502; N 26, ст. 3350; N 30, ст. 4099; N 31, ст. 4251; 2011, N 2, ст. 338; N 3, ст. 542; N 6, ст. 888; N 14, ст. 1935; N 21, ст. 2965), и пунктом 2 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (далее - Требования).

2. Департаменту государственной политики в области создания и развития электронного правительства (Липов) опубликовать Требования на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Министр

И. Щёголев

Приложение

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

I. Общие положения

1. Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее - СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее - ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

2. Требования распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ.

3. СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты:

доступ к СЭД ФОИВ - не более 3 секунд;

доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа (далее - электронная карточка документа) и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (далее - метаданные) - не более 5 секунд;

время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ - не более 30 минут;

восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;

автоматическое уведомление должностного лица ФОИВ, использующего СЭД ФОИВ (далее - пользователь СЭД ФОИВ), о сбое в СЭД ФОИВ;

минимизация рисков потери электронных документов - не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД ФОИВ;

коэффициент надежности СЭД ФОИВ - не менее 0,98;

защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г;

объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.

II. Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ

4. СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

5. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) и с другими информационными системами.

Взаимодействие СЭД ФОИВ с системой МЭДО регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4818).

Взаимодействие СЭД ФОИВ со СМЭВ осуществляется в порядке, предусмотренном Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст. 4823).

6. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ должны включать:

комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД ФОИВ, определяющих место документа в СЭД ФОИВ и позволяющих управлять им (далее - ввод документа);

доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ;

согласование документа;

подписание документа;

фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД ФОИВ и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД ФОИВ, так и действия, автоматически инициируемых самой СЭД ФОИВ вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемый в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД ФОИВ;

передачу документа (отправку);

хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.

7. Процессы в СЭД ФОИВ, в зависимости от способа приёма, передачи документов, делятся на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в ФОИВ и включенных в СЭД ФОИВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием СМЭВ;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте ФОИВ;

д) обработка внутренних документов в СЭД ФОИВ.

8. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

В том случае, когда инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода включает только регистрацию.

Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.

Подсистема ввода документов СЭД ФОИВ должна иметь интерактивные средства настройки и управления.

Процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ:

регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;

размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее - классификационная схема).

9. К электронным документам, содержащимся в СЭД ФОИВ, в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (далее - Стандарт) необходимо обеспечить:

аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

целостность электронного документа - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

состояние электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

10. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД ФОИВ путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии со Стандартом:

документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

документ был создан или направлен именно в указанное время указанному адресату;

документ является целостным;

электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД ФОИВ, за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, установлен запрет на создание электронного образа.

11. Создание, обработка документов в СЭД ФОИВ осуществляются в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263).

12. СЭД ФОИВ должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: pdf, rtf, doc, tiff.

СЭД ФОИВ допускается обеспечение отображения иных форматов файлов, используемых в деятельности ФОИВ.

13. Для обеспечения ввода электронных документов СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа, образуют отдельный электронный документ, СЭД ФОИВ должна обеспечить ввод всех его компонентов;

при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов, СЭД ФОИВ должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность электронного документа;

обеспечивать пользователям СЭД ФОИВ возможность ввода электронного документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа;

обеспечивать сбор и хранение метаданных о документах;

автоматически извлекать значения из полей, назначенных должностным лицом ФОИВ, уполномоченным для выполнения административных функций при работе с СЭД ФОИВ (далее - администратор СЭД ФОИВ), для определенных групп документов, полученных из системы МЭДО, СМЭВ и других информационных систем, используя эти значения для автоматического внесения соответствующих метаданных;

поддерживать заполнение всех элементов метаданных, указанных при конфигурировании СЭД ФОИВ, и обеспечивать постоянное их сохранение и связь с документом;

фиксировать дату и время ввода документа, как в метаданных, так и в контрольной информации;

обеспечивать возможность отображения на экране метаданных каждого введенного документа;

обеспечивать возможность запрашивать у пользователя СЭД ФОИВ ввод тех обязательных метаданных, которые не были извлечены и сохранены автоматически;

информировать пользователя СЭД ФОИВ при вводе документа о не заполненных метаданных.

14. Для обеспечения процессов согласования и подписания документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:

доведение документов до пользователей СЭД ФОИВ, являющихся исполнителями, согласующими и подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;

возможность осуществления контроля исполнения поручений по документам, автоматического уведомления пользователей СЭД ФОИВ о состоянии поручений;

наличие интерфейса, позволяющего подключать средства электронных подписей, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880);

подписание и согласование (визирование) электронных документов с использованием электронной подписи.

15. Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:

проверку и сохранность электронных подписей, связанных с ними сертификатов ключей проверки электронной подписи;

хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа;

информировать пользователя СЭД ФОИВ о результатах проверки электронной подписи.

16. Процесс передачи (отправки) документов адресату осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ.

Для исходящих документов на бумажном носителе СЭД ФОИВ должна обеспечивать печать конвертов соответствующего формата и список рассылки.

17. СЭД ФОИВ должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий, на которые у пользователя СЭД ФОИВ нет разрешений (прав) на выполнение.

При этом СЭД ФОИВ должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации и протоколируемых действий срокам хранения документа.

СЭД ФОИВ должна сохранять в защищенном от изменений виде следующую контрольную информацию:

обо всех действиях, совершённых с документами или наборами документов, проектами документов, классификационной схемой;

о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившем действие;

о дате и времени совершения действия.

В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить:

ввод в СЭД ФОИВ документов, проектов документов;

перемещение раздела (подраздела) в классификационной схеме;

любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами;

любые действия, выполненные администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

наложение и снятие запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;

любые изменения метаданных классификационной схемы, разделов и документов;

внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД ФОИВ;

изменения прав доступа;

создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД ФОИВ или группы пользователей СЭД ФОИВ;

передача документов;

уничтожение документов;

печать документа или метаданных.

18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

автоматически фиксировать в составе контрольной информации все случаи доступа к документам, проектам документов и разделам, а также печать или иное отображение информации;

предоставлять интерфейс настройки процессов сохранения контрольной информации;

протоколировать все изменения в настройках процесса сохранения контрольной информации. Отключение протоколирования изменений в настройках процесса сохранения контрольной информации не допускается;

обеспечить сохранение контрольной информации о действиях, выполненных над электронными документами, разделами (подразделами) классификационной схемы, сроками хранения, метаданными;

обеспечить сохранение контрольной информации об изменениях в значениях метаданных;

сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание;

обеспечить представление контрольной информации в виде, позволяющем идентифицировать событие и получить все связанные с ним данные;

предусмотреть возможность поиска в контрольной информации сведений, связанных с определенными событиями, объектами - информационными элементами СЭД ФОИВ (разделами, подразделами классификационной схемы, электронными документами, компонентами, электронными карточками документов, метаданными и иными информационными элементами), пользователями СЭД ФОИВ, группами СЭД ФОИВ - подмножеством пользователей СЭД ФОИВ, ролями пользователей СЭД ФОИВ, моментами или интервалами времени.

19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380).

20. СЭД ФОИВ должна удовлетворять следующим требованиям по хранению и учету документов:

должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел ФОИВ;

не должно быть ограничений на количество сроков хранения;

при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;

позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД ФОИВ, внесшем изменения или уничтожившем документ;

при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;

назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в электронной карточке документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);

в момент окончания срока хранения документов СЭД ФОИВ должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД ФОИВ об окончании срока хранения;

выделение документов к уничтожению;

предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:

а) хранить постоянно;

б) провести экспертизу ценности документа в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

г) передать на хранение в иное хранилище;

д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

СЭД ФОИВ должна позволять:

а) увеличивать сроки хранения документов;

б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению;

в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;

г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;

д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет;

е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов и оповещать о них.

III. Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения

21. Для защиты служебной информации ограниченного распространения должны использоваться сертифицированные в соответствии с требованиями безопасности информации технические и (или) программные средства защиты информации.

22. Требования по защите информации и мероприятия по их выполнению, а также конкретные программно-технические средства защиты должны определяться и уточняться в зависимости от установленного класса защищенности.

23. СЭД ФОИВ должна соответствовать требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения" и требованиям по технической защите конфиденциальной информации.

24. СЭД ФОИВ должна обеспечивать контроль доступа к документам. Необходимо протоколировать и сохранять в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными.

25. СЭД ФОИВ не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. N 351 "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 12, ст. 1110; 2008, N 43, ст. 4919; 2011, N 4, ст. 572).

26. СЭД ФОИВ должна обеспечивать доступ к документам в соответствии с политикой безопасности. Управление пользователями СЭД ФОИВ должно осуществляться централизованно. Права доступа - набор действий, разрешенных для выполнения пользователю СЭД ФОИВ, назначаются для ролей пользователей СЭД ФОИВ и/или групп пользователей СЭД ФОИВ. Помимо открытия доступа к определенным частям классификационной схемы, права доступа используются для ограничения круга операций, которые пользователь СЭД ФОИВ может выполнить над объектами СЭД ФОИВ, включая просмотр метаданных и содержимого разделов, создание либо просмотр электронных документов (электронных образов документов) определенного типа. Назначение прав доступа пользователям СЭД ФОИВ (далее - управление правами) к ресурсам СЭД ФОИВ целиком осуществляется программными средствами самой СЭД ФОИВ.

27. Роль пользователя СЭД ФОИВ - совокупность функциональных прав, предоставленных предопределенному подмножеству пользователей СЭД ФОИВ, может ограничивать возможности пользователя СЭД ФОИВ, допуская поиск и чтение электронных документов (электронных образов документов) только в пределах определенных разделов (подразделов) классификационной схемы.

28. Права назначаются группам СЭД ФОИВ и наследуются членами этих групп. Выполнение операций по назначению прав доступа разрешено только администраторам СЭД ФОИВ.

29. Полномочия администратора СЭД ФОИВ должны быть зафиксированы в должностном регламенте должностного лица ФОИВ.

30. Для обеспечения защиты электронных документов (электронных образов документов) при управлении доступом СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

обеспечивать администраторам СЭД ФОИВ управление правами доступа;

поддерживать использование комбинации прав доступа путем одновременного назначения пользователю СЭД ФОИВ нескольких ролей;

давать возможность администратору СЭД ФОИВ создавать группы СЭД ФОИВ и управлять ими;

доступ к системным функциям и соответствующим событиям предоставлять только администраторам СЭД ФОИВ;

при выполнении пользователем СЭД ФОИВ поиска по содержанию электронных документов и метаданных, СЭД ФОИВ не должна включать в список результатов поиска электронные документы, к которым пользователь СЭД ФОИВ не имеет прав доступа.

31. Для обеспечения безопасности электронных документов СЭД ФОИВ должна предусматривать возможность регулярного резервного копирования электронных документов (электронных образов документов), метаданных, восстановления электронных документов (электронных образов документов), метаданных из резервных копий. Регулярное автоматизированное резервное копирование и восстановление могут быть реализованы либо в самой СЭД ФОИВ за счет интеграции со средствами, используемой в СЭД ФОИВ, системы управления базами данных, либо с иным программным приложением.

32. Для обеспечения резервного копирования и восстановления СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

иметь автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, позволяющие проводить регулярное полное или выборочное резервное копирование разделов (подразделов) классификационной схемы, электронных документов (электронных образов документов), метаданных, параметров администрирования и контрольной информации, а также, при необходимости, их восстановление;

предоставлять администраторам СЭД ФОИВ возможность установить график выполнения процедур резервного копирования:

а) указывая частоту выполнения резервного копирования;

б) указывая разделы (подразделы) и электронные документы (электронных образов документов), подлежащие резервированию;

в) назначая места хранения резервных копий.

Возможность восстановления информации из резервных копий должна предоставляться только администратору СЭД ФОИВ системы.

При восстановлении электронного документа (электронных образов документов) из резервных копий, должна быть в полном объёме обеспечена его целостность (включая метаданные, контрольную информацию) по завершении процесса восстановления.