Обучение в процессе адаптации
Каким бы профессионалом ни зарекомендовал себя новый сотрудник на предыдущем месте работы, к новому ему придется привыкать. На каждом предприятии есть свои особенности (процедуры, стандарты, продукты), которые необходимо освоить для успешной работы. Задача эйчара - помочь новичкам; лучше всего этому способствует систематизация процесса адаптации.

Адаптация нового сотрудника важна как для компании, так и для него самого. Чем раньше человек овладеет принципами работы на новом месте, ознакомится со спецификой организации внутренних процессов, наладит взаимоотношения с коллегами, тем быстрее компания начнет получать прибыль, а человек - удовлетворение от своей работы. Самые сложные в процессе адаптации - первые два-три месяца, как правило, совпадающие с периодом испытательного срока, далее - ИС, в течение которых профессиональные компетенции и личные качества сотрудника оценивают и руководитель, и коллеги.

Основной задачей правильно организованной программы адаптации является получение сотрудником полной информации о компании, своих обязанностях, стандартах работы и требованиях, процессах в организации, понимание стоящих перед ним целей и задач. Правильно выстроенный процесс адаптации также приводит к:

Процесс адаптации нового персонала в компании, к сожалению, продолжает оставаться забытым «ребенком» у многих менеджеров по подбору персонала. До сих пор еще многие компании не уделяют достаточного внимания процессу организации работы по адаптации персонала. У кого-то не хватает временных ресурсов, у кого-то денежных и на этом этапе из компании уходят сотрудники, которые в силу разных недоработок в адаптационной программе, не смогли приспособиться к новым условиям.

Период адаптации необходим для того, чтобы только пришедший сотрудник смог быстрее приспособится к компании, условиям работы и коллективу. Правильно разработанный план адаптации персонала поможет избежать неприятностей и сюрпризов, как со стороны сотрудника, так и со стороны компании. Кроме этого хорошо продуманная адаптационная программа поможет сэкономить деньги компании, ведь новый сотрудник не может сразу возвратить вложенные в него средства и время руководителей и персонала. В общем, она также снижает чувство тревожности и неопределенности у новичков, значительно сокращает текучесть персонала, формирует положительное отношение к рабочему процессу и удовлетворенность.

Рассмотрим, какие этапы должны присутствовать в плане адаптации персонала, чтобы этот процесс прошел как можно безболезненнее для обеих сторон.

Важно отметить, что процессом адаптации нового сотрудника занимаются, кроме менеджера по персоналу, еще и непосредственный руководитель подразделения. Такой вариант наиболее эффективный для компаний численностью до 30-40 человек. Если по размеру ваша компания больше, то необходимо выбрать наставника. Поскольку у руководителя и без того работы хватает, то выбранный куратор поможет осуществить адаптацию нового сотрудника. Важно, чтобы личность заказчика отвечала следующим требованиям: наличие опыта работы в компании больше 3 лет, высокий уровень профессиональных и коммуникабельных компетенций, а также желание самого сотрудника исполнять роль наставника. Важно при этом, чтобы он не только умел хорошо справляться со своими профессиональными задачами, но и мог обучать этому других.

1. Предадаптационный период. Этот этап начинается с собственно собеседования с кандидатом. Именно тогда он получает самую первую информацию о компании. Здесь важно предоставить ее в полном объеме и объективно, ничего не умалчивая, насколько это позволяет сделать политика компании. Как показывает опыт, чем больше достоверной информации будущий сотрудник получает на этом этапе, тем легче проходит процесс адаптации в дальнейшем.
2. Первичный этап. Следует сразу после того, как принято решение о приеме кандидата на работу. Ему высылается трудовое соглашение, в котором нужно подробно указать все предлагаемые ему условия и как можно подробнее договориться обо всем еще «на берегу». Это нужно для того, чтобы в дальнейшем не возникло никаких разбежностей между кандидатом и компанией в понимании условий сотрудничества. Также необходимо провести беседу, в ходе которой нужно осветить такие моменты как история компании, основные этапы ее развития, основные положения корпоративной культуры, требования к сотрудникам компании, стиль одежды, который принят, порядок оплаты труда и другая необходимая общего рода информация. Такая беседа может проводиться как менеджером по подбору персонала, так и непосредственным руководителем. Если это делает последний, то он также рассказывает о круге обязанностей и полномочий, озвучивает задачи и цели, в том числе те, по которым будет делаться оценка прохождения испытательного срока. Обязательно нужно провести экскурсию компанией, показать, где находятся столовая, туалет и прочие общественные места. Также будущий сотрудник знакомится со своим рабочим местом и представляется коллективу компании. Во время оформления всех документов о приеме на работу сотрудника необходимо ознакомить не только с трудовым договором, но и с внутренним распорядком компании, должностной инструкцией и другой важной документацией.
3. Действенная адаптация. Этот период является самым главным в адаптации. От того насколько человек сможет эффективно и своевременно исполнять поставленные перед ним задания будет зависеть его оценка, как профессионала. Обычно на это время складывается план вхождения в должность, где прописываются все подлежащие выполнению задания. Это может быть изучение локальных и общих нормативных актов, должностной инструкции, ознакомление с методическими рекомендациями и разные практические задания. Отдельным блоком прописываются поставленные задач и критерии оценивания их выполнения, ознакомление с системой подотчетности и другой документации, которую будет вести сотрудник. Также важно, чтобы сотрудник был ознакомлен с ассортиментом услуг и/или товаров, которые предоставляются компанией. Лучше контролировать выполнение каждого этапа сотрудников, чтобы вовремя заметить, если что-то пойдет не так.

Пример того, как в принципе выглядит план адаптации сотрудника:

Если адаптационный период прошел успешно, то новый сотрудник будет себя чувствовать уверенно и комфортно в компании. Следует помнить, что адаптация процесс двусторонний. Здесь все зависит от желания сотрудника работать в этой компании, а она в свою очередь должна ему всячески способствовать в обучении и поддержки в лице ее сотрудников.

Самым ярким показателем того, что адаптационная программа выстроена должным образом будет служить то, что работник остается работать в компании на протяжении длительного времени. Тревожным сигналом является увольнение сотрудника до года. В таком случае, следует проверить программу адаптации и работу руководителя в этом плане. Ведь если сотрудник не находит поддержки, уважения и понимания со стороны руководителя и при этом понимает, что он может найти другую работу, вряд ли он задержится на этой.

Вы решили нанять нового сотрудника в отдел продаж. Какие ваши действия? Большинство собственников и РОП-ов просто бросают новичка на амбразуры неприступных клиентов, снарядив его презентацией компании и КП. Мы убеждены, что процесс адаптации менеджера по продажам имеет критическое значение. Никто не хочет тратить свое время и деньги на то, чтобы новый боец отдела продаж «не прижился», «перегорел», или просто «не смог».

Мы подготовили небольшой чек лист основных материалов, которые помогу вам организовать работу новичка более эффективно. Итак, поехали.

Материалы для адаптации менеджера по продажам

Список материалов, которые помогут вашему новоиспеченному бойцу максимально быстро вклиниться в рабочий процесс и начать закрывать первые сделки.

• Презентация компании, продуктов и услуг. Презентации вашей компании, брошюры и буклеты о продукции, конечно, помогут войти в курс дела, но их всё же недостаточно.
• Шаблоны писем. У вас есть шаблоны продающих писем? Вы собираете статистику о том, какое письмо эффективней «заходит» и приносит больше положительных откликов у потенциальных клиентов? Отлично! Передайте это новому менеджеру в отделе продаж, это здорово сэкономит время на адаптацию.
• Шаблоны документации. Речь идет о всей рабочей документации ведению сделки: договоры, примеры счетов, приложений, дополнительных соглашений. Передайте всё одним комплектом.
• Записи лучших звонков. Очень важно снарядить новенького лучшими звонками, в которых клиенты принимали решение о покупке. Прослушивая звонки лучших менеджеров, новичок поймет, как ему действовать в телефонных переговорах с клиентом, какой стиль общения и аргументации ему лучше подходит. Если у вас еще нет коллекции лучших звонков, время её начать собирать.
• Перечень выгод. Важный момент, о котором многие забывают. Сформируйте список ключевых выгод для каждой группы целевой аудитории вашей продукции и услуг. Сюда должно входить также сравнение с конкурентами по сильным и слабым сторонам. 99% компании, с которыми нам посчастливилось сотрудничать, не имеют такого документа.
• Скрипты разговоров. Новичок должен понимать, как общаться с клиентом. Передайте ему скрипты разговоров для освоения. Сюда должны входить:
  • скрипт отработки входящего звонка;
  • скрипт звонка по заявке с сайта;
  • скрипт отработки возражений, вопросов, страхов;
  • скрипт «дожима» клиента в разных ситуациях сделки;
  • скрипт работы с негативом;
  • скрипт холодного звонка;
  • скрипт работы с «думающими»;
  • и так далее.

Мы рады шаблонами скриптов из своей коллекции.

• FAQ по продукции, терминам, понятиям. У каждого бизнеса есть специфика. Понятия, термины, сокращения и аббревиатуры. Менеджер должен изучить все непонятные для него речевые обороты, чтобы быть подкованным в переговорах.
• Книги по продажам. Вы же собираете коллекцию лучших книг по продажам, которые должен прочесть каждый менеджер отдела продаж? Если нет - советуем сделать это. Книга - прекрасный инструмент обучения и повышения навыков менеджера.
• Видео по продажам. Сюда относятся как обучающие ролики от вашего РОП-а, так и видео о продукции, компании, успешных проектах, записи вебинаров и так далее.
• База клиентов. Конечно, новичок должен получить свои первые контакты для отработки. Затем, когда ваш волк продаж попробует первую кровь, его можно пускать на холодные звонки. Вначале же пути делать это очень рискованно, так как нет опыта, знаний, тонкого понимания рынка и болей клиента.

План индивидуальной адаптации менеджеров по работе с клиентами

Представленный шаблон индивидуального плана адаптации менеджеров по работе с клиентами используется и до сих пор на предприятии численностью 450 человек, сфера деятельности: производство и продажа надгробных памятников. Производство находится в одном городе с центральным офисом.

Офисы продаж - по всей России, соответственно, менеджеры по работе с клиентами находятся в этих офисах. Необходимость процедуры адаптации была вызвана тем, что предприятие за полтора года выросло в 4,5, что повлекло за собой текучесть кадров. Также нужно учесть, что управление торговыми точками было централизовано главным офисом (то есть онлайн), что затрудняло как знакомство с предприятием, так и обучение сотрудников. Чтобы управлять данным процессом, в срочном порядке были введены процедуры индивидуальной адаптации сотрудников.

Данная процедура решила целый ряд вопросов: контролируемая связь с центральным офисом через непосредственного руководителя, измерили качество обучения, дали оценку работы руководителя, осуществили преемственность менеджера и центрального офиса на случай увольнения непосредственного руководителя, со временем "утрясли" формат соискателя на должность "менеджер по работе с клиентами", снизили кадровую текучесть менеджеров. С планом адаптации сотрудников на производстве этот план связан только тем, что данные о сотрудниках содержаться в одной программе 1С ЗУП.

Индивидуальный план адаптации сотрудника

• ФИО сотрудника_____________________________________________
• Региональное представительство_______________________________
• Региональный отдел__________________________________________
• Руководитель________________________________________________
• Наставник __________________________________________________
• HR менеджер _______________________________________________

ЧАСТЬ I.

1. Базовая информация и мероприятия, необходимые для освоения сотрудником в период прохождения испытательного срока.

2. Профессиональное развитие сотрудника в период прохождения испытательного срока.

3. Результаты деятельности за период испытательного срока.

С планом ввода в должность ознакомлен и согласен:

Менеджер по on-line продажам______________________________________(ФИО)____________(дата)_____________(подпись)

Начальник отдела on-line продаж_______________________________________(ФИО)___________(дата)______________(подпись)

HR менеджер ___________________________________________(ФИО)_____________________(дата)_________________(подпись)

Опыт внедрения (выводы):

1. С учётом того, что торговые точки были по всей России и большая часть аттестационных процедур проводилась онлайн, данная система зарекомендовала себя хорошо. Судить об этом можно по обратной связи от самих сотрудников при беседе о лояльности предприятию.

2. С учетом того, что на быстроразвивающемся предприятии текучесть кадров увеличена, и это не всегда менеджеры, кому и предназначается данный бланк, иногда это их руководители - региональные управляющие, данные полученные в процессе адаптации фиксируются в программу 1С ЗУП, они становятся легкопередаваемыми другим руководителям. Таким образом нить адаптационных мероприятий в отношении одного сотрудника, не теряется, а продолжается "следующим" начальником. Данный подход положил начало системе адаптации сотрудников на предприятии и автоматизации данного процесса.

3. Система проверки знаний, заложенная в процедуру, позволила оценить качество работы учебного центра и качества кандидата (сотрудника). Одни лучше проходили аттестацию, другие - хуже. После сбора статистики можно было делать выводы и "подкручивать" систему обучения и найма.

4. После введения данной системы, текучесть кадров резко снизилась. Возникло это потому, что процесс стал подконтрольным, плюс сотруднику реально стало проще выполнять свои профессиональные обязанности, что повлекло за собой уменьшение стрессовых ситуаций на рабочем месте в работе с клиентом. Менеджеры стали мочь отрабатывать самые сложные возражения клиентов, что сделало их менее зависимыми от центрального офиса.

5. После введения данной системы увеличились случаи непрохождения испытательного срока. Мы не видим в этом ничего плохого. Поясню: в данную систему заложены стандарты такого качества, как обучаемость сотрудника. Не секрет, что не все одинаково обучаемы. Если сотрудник на периоде адаптации не успевал идти в ногу с коллегами, то мы расставались с данным сотрудником, как не прошедшим испытательный срок. По каждому подобному сотруднику было проведено полное расследование причин неэффективности найма, сделаны выводы и внедрено в работу. Таким образом, формат кандидата был доведен до совершенства. Стало совершенно очевидным, кто не справится в нашей системе.

6. После успешного прохождения адаптации сотруднику давалась возможность проходить аттестации на профессиональные категории, которые давали ему возможность увеличивать окладную часть, тем самым повышая зарплату целиком.

Без эффективной программы адаптации и дальнейшей проф.подготовки все наши усилия по набору кадров изначально обречены на неудачу. Адаптация должна начаться с первого же дня, когда новые сотрудники выйдут к нам на работу. Самое важное для успешного вхождения новых сотрудников в нашу команду – первые дни, и особенно первые часы их работы в нашей Компании.

Ключевой момент - момент выхода нового сотрудника к Вам на работу. Вы уже приняли решение, что готовы попробовать нового сотрудника в своей команде. Но сам новый сотрудник такого решения еще не принял. То есть, конечно, он ударил с Вами по рукам и сказал, что будет счастлив работать в Вашей Компании. Но до того как он выиграл конкурс, он еще серьезно не обдумывал, действительно ли Ваша Компания - именно то, что ему нужно. Причина проста: он не знал, что выиграет конкурс. Все его мысли были сосредоточены на том, как выиграть конкурс. Что будет потом? Об этом он серьезно не думал.

И вот теперь он выиграл конкурс. Завтра он начинает работать в Вашей Компании. И тут его начинают одолевать сомнения. Действительно ли именно Ваша Компания - самый подходящий для него вариант? Чтобы проверить, так ли это, ему придется проработать у Вас длительное время. Только вхождение в курс дел и специфику работы займет несколько месяцев. Жаль потратить это время на работу, которая была неподходящей с самого начала.

Ваш новый сотрудник «покупает» работу в Вашей Компании не тогда, когда ударил с Вами по рукам. Он делает это позже - со своих первых минут на новой работе. Он пытается понять, насколько ему комфортно в новом коллективе. Насколько ему нравится на новом рабочем месте. Чувствует ли он, что есть перспектива? Нравится ли он своим новым коллегам? Заинтересована ли в нем Компания? Нужен ли он ей? Готова ли Компания вкладываться в него и поддерживать его в работе, чтобы получить от него результат?

В первые часы и дни на новом рабочем месте Ваш новый сотрудник хочет получить ответы на все эти вопросы. В результате он принимает решение. Он может подождать несколько месяцев и приложить все усилия, чтобы достойно проявить себя. Или может немедленно уйти под любым предлогом. Главное, что производит на него впечатление, - насколько серьезно им занимаются. И сколько внимания ему уделяют с самого начала его работы на новом месте.

Пример из практики

В одной знакомой мне крупной сети салонов связи была своя технология отбора сотрудников. После обычного размещения вакансий и отбора резюме проводились конкурсы. Они обычно устраивались по пятницам. С каждым участником проводилось одно собеседование. По результатам руководство Компании принимало решения по принципу «нравится - не нравится».

С понедельника претенденты выходили на стажировку. Их распределяли по салонам связи. В течение недели они должны были с утра до вечера находиться в салонах. При этом к работе они не допускались. Продажами заниматься не могли. Все, что они могли, - сидеть, смотреть и слушать, как работают с Клиентами сотрудники. Значительную часть времени не было ни одного Клиента. Делать было нечего. Кроме того, им выдавалась техническая документация для изучения. Чтобы прочитать ее всю, нужно было максимум полдня. А в остальном - надо было приходить точно к началу рабочего дня. Весь день ничего не делать. И уходить после закрытия салона. Испытание бездельем продолжалось неделю. Стажировка не оплачивалась.

В следующие выходные проводилась аттестация. После нее выжившие допускались к работе. Впрочем, все кандидаты с проблесками инициативы или таланта уходили через 1–2 дня «стажировки». Представьте, что за люди выживали в результате такого отбора.

Результат: сеть салонов связи закономерно обанкротилась.

Что необходимо сделать для успешной адаптации новых сотрудников?

Назначьте сотрудника (сотрудников), лично отвечающих за успешную адаптацию новичков. Обычно это их непосредственные руководители. Они должны быть рядом с новичками в первые дни их работы в Компании. Самое важное - первые часы, когда молодые бойцы вводятся в курс дел и знакомятся со спецификой работы Компании.

Сначала покажите новичкам, где что расположено в Вашем офисе. Познакомьте их с другими сотрудниками Компании. Особенно важно представить новичков тем, с кем им придется взаимодействовать по работе.

После этого руководитель рассказывает своему новому сотруднику о Компании. История, миссия, цели. Главное - какие товары и услуги она предоставляет Клиентам. И, разумеется, зачем Клиентам могут быть нужны Ваши товары и услуги. Во время рассказа новому сотруднику передаются материалы о Компании и о ее товарах и услугах – для самостоятельного изучения.

После этого нужно рассказать, в чем заключается его работа и как она ведется. По шагам! Новичку также передаются материалы, технологии и стандарты для самостоятельного изучения.

Вот один из вариантов программы, по которой проводится адаптация новых менеджеров по продажам. Для тех наших заказчиков, которым мы строим отделы продаж «под ключ» и для кого набираем сотрудников в эти отделы:

1-я РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ

1- й рабочий день

1. Идеологический семинар. Рассказывается миссия Компании, история создания, обозначаются долгосрочные и краткосрочные цели Компании.

2. Знакомство с сотрудниками, с которыми будут непосредственно осуществляться контакты, и с ключевыми лицами Компании.

3. Лекция о коммерческой работе: обязанности менеджера, отчетные документы, работа с базой. Определение, в чьем непосредственном подчинении находится новый сотрудник.

4. Формирование папок с документами для менеджеров – со всей документацией.

5. Изучение информации о продукте. Выдать весь раздаточный материал по продукции.

Постановка цели: изучить весь раздаточный материал в течении недели

2- й рабочий день

1.Участие в ежедневной планерке. Определение этого действия как нормы.

2.Тренинг холодного звонка (внутрикорпоративный), выдача каждому на руки технологии холодного звонка.

3.Самостоятельная работа по изучению раздаточного материала. В ответах на вопросы стажеров могут принимать участие опытные коммерсанты (менеджеры по продажам) и руководители продаж (если они есть).

3- й рабочий день

1. Реальные звонки Клиентам с участием бизнес-тренера и опытных коммерсантов (если они есть).

2. Самостоятельное изучение раздаточного материала

3. Первые встречи у Клиентов в качестве пассивных наблюдателей.

4- й рабочий день

2. Встречи под присмотром бизнес-тренера и опытных коммерсантов. Осуществление обратной связи.

3. Индивидуальная работа по звонкам и по подготовке к встрече с новичками. Осуществление обратной связи.

5- й рабочий день

1. Тренинг по продукту (обратная связь по изученному раздаточному материалу). Выявление слабых мест в знании продукта у каждого индивидуально и постановка цели: восполнить пробелы.

2. Самостоятельные холодные звонки.

3. Самостоятельные встречи.

2-Я РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ

6-й рабочий день

1. Профессиональный тренинг «Активные продажи», 1-я часть.

2. Разделы тренинга: Подготовка. Установление контакта. Выявление потребностей. Презентация.

7- й рабочий день .

1. Профессиональный тренинг «Активные продажи», 2-я часть.

2. Разделы тренинга: Преодоление возражений. Отстройка от конкурентов. Работа с ценой. Завершение сделки.

8- й рабочий день .

1. Самостоятельные звонки Клиентам.

3. Обсуждение возникших трудностей с бизнес-тренером и руководителями продаж.

9-й рабочий день

1. Самостоятельные холодные звонки.

2. Самостоятельные первые встречи.

3. Присутствие на «дожимах» с бизнес-тренером и руководителями продаж.

10-й рабочий день

Индивидуальная работа бизнес-тренера и руководителей продаж со своими подопечными: оттачивание мастерства телефонных звонков, навыков презентации, преодоления возражений и т.д.

Самостоятельные звонки и встречи.

К концу первых двух недель работы менеджер обязан:

1. Быть конгруэнтным сотрудником и знать миссию Компании.

2. Владеть полностью знанием продукта и ведением документации менеджера.

3. Легко использовать технологию холодного звонка.

4. Уметь качественно осуществлять подготовку к встрече.

5. Быть способным установить контакт с Клиентом и выявить его потребности.

6. Уметь хорошо и качественно осуществлять презентацию товаров и услуг.

7. Легко применять отстройки от возражений и конкурентов.

Наличие вышеперечисленных знаний и навыков проверяют бизнес-тренер и руководители продаж.

При выявлении пробелов ставится цель устранить их и дается бойцу определенное время (в зависимости от сложности проблемы), чтобы недостаток устранить. Впоследствии нужно обязательно проконтролировать этот процесс и дать обратную связь по результатам.

В дальнейшие две недели:

1. Под присмотром бизнес-тренера и руководителей продаж постоянно оттачиваются навыки каждого этапа продаж. Они минимум раз в неделю контролируют встречи каждого из новичков (лично участвуя в их проведении) и дают обратную связь новичкам. Выявив слабые места, проводят тренинг для всей команды на устранение недостатков.

2. Раз в неделю в строго отведенный день проводятся различные тренинги, посвященные наиболее актуальным проблемам менеджеров по продажам, где происходит обмен опытом и решаются накопившиеся проблемы.

3. Каждый менеджер по продажам самостоятельно ведет свою коммерческую работу. Плюс систематически участвует в «дожимах» опытных коммерсантов, чтобы перенять у них опыт.

4. С каждым менеджером руководитель продаж проводит индивидуальную беседу и намечает дальнейшее индивидуальное развитие каждого сотрудника. Рассматриваются возможные перспективы карьерного роста.

А вот один из вариантов программы, по которой новым менеджерам по продажам рассказывается о специфике их работы и деятельности Компании, технологиях и стандартах коммерческой работы в процессе первичной адаптации:

«ПРОГРАММА ОБУЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ В ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ»

Тема 1. Отдел продаж.

Основное назначение отдела продаж:

Поиск и привлечение в Компанию крупных корпоративных Клиентов

Заключение сделок как с крупными корпорациями и производствами, так и с отдельными физическими лицами

Продвижение (позиционирование) товаров/услуг Компании на рынке

Ведение документов внутреннего пользования и выполнение стандартов отдела продаж. Включая Технологию «холодного» звонка, Технологию проведения встречи, и т.д.

Отдел продаж строго структурирован, включает в себя:

Начальник отдела продаж

Заместитель начальника отдела продаж

Менеджеры по продажам.

Помимо этого, выделяется отдельный человек в отделе продаж (администратор отдела продаж), который выполняет функции внутреннего бэк-офиса отдела продаж и назначается ответственным лицом за ведение Клиентской базы.

Тема 2. Организация работы менеджеров по продажам.

Документы, ведущиеся в отделе:

1. Клиентская база

2. Статистика коммерческой работы

3. Прогноз продаж менеджеров по продажам

4. Протокол совещания отдела продаж

5. Статистика обращений (входящих звонков и визитов в офис).

Документы менеджера:

1. Бланк «холодных звонков»

2. Рабочий журнал

3. Карточка Клиента

4. Анкета выявления потребностей Клиента в сотрудничестве с Компанией

5. план личных продаж менеджера

6. график встреч с Клиентами

Порядок работы менеджера:

Составление рабочих списков, коррекция их по Клиентской базе, выписка уточненного списка в рабочий журнал менеджера

Каждый менеджер должен вести учет записей по своим Клиентам в рабочем журнале. Прежде чем занести список Клиентов туда, необходимо составить так называемые «рабочие списки» (они же – «длинные списки»). Это делается для систематизации работы, а также для избегания пересечения по Клиентам. После составления такие списки проверяются по общей Клиентской базе и затем заносятся в журнал.

«Холодные» звонки и назначение встреч

По стандарту работы, каждый менеджер должен в день делать (см. стандарт) «холодных» звонков по новым Клиентам. «Холодный» звонок считается совершенным, если менеджер, дозвонившись, вышел в разговоре на должностное лицо. Т.е. того человека, с которым непосредственно решает поставленную задачу (начальник сбыта, коммерческий директор, наконец, генеральный директор). Независимо от результата разговора (отказ либо назначение встречи) этот звонок засчитывается как выполненный. Его результат заносится в рабочий список менеджера в любом случае. Также количество выполненных «холодных» звонков заносится в статистику коммерческой работы. Важным моментом является то, что звонки делаются с целью назначения встречи!

Географический и сегментированный принцип назначения встреч

Целесообразнее назначать встречи в одном районе, чтобы месторасположение Компаний было близко друг к другу, для этого при назначении встреч можно использовать карту Москвы и других городов. Также удобно делать «подборку Клиентов», исходя из сегментирующего принципа. Когда выбор делается из одной области бизнеса (промышленные и продовольственные товары, рекламный бизнес и т.д.)

Тема 3. Порядок проведения ежедневной утренней оперативки.

Каждый день начальником отдела продаж, либо (пока такового нет), директором, проводится утренняя оперативка.

Перед каждой оперативкой должна быть заполнена статистика коммерческой работы по отделу продаж.

Опрос менеджеров по предыдущему дню и о планах на текущий день.

Каждый менеджер докладывает о результатах своей работы за предыдущий день и о планах на текущий день.

Мини-тренинг 1-го звонка

Возникающие у менеджеров вопросы, либо наиболее интересные «отстройки», обработки возражений также можно и нужно обсудить на оперативке.

Определение старших для проведения первых встреч с новичками.

Помимо этого, определяются старшие групп для проведения встреч с новыми менеджерами. Целесообразно после проведения планерки выделять время (примерно 10-15 минут) для проведения мини-тренинга по вопросам 1-х звонков, 1-х встреч и т.д.

Тема 4. Порядок проведения еженедельного (ежемесячного) совещания.

Каждую неделю проводится совещание. На нем обсуждаются следующие вопросы:

Опрос менеджеров по текущей неделе и о планах на следующую неделю.

Проводится с каждым менеджером по продажам, сотрудники отчитываются по Клиентам, с которыми вероятность сделок больше всего, по количеству встреч за неделю. Также о возникших трудностях и возражениях со стороны Клиентов, о том, какие моменты в цикле продаж являются наиболее спорными и что, на их взгляд можно сделать, чья помощь требуется, чтобы это оптимизировать. Таким образом, происходит анализ работы менеджеров по продажам.

Анализ предполагаемых продаж и прибыли Компании.

На совещании начальником отдела продаж оглашаются прогнозы продаж, как по отделу, так и по каждому сотруднику. Прогноз продаж по отделу и является показателем работы этого отдела. Он составляется на каждого менеджера поименно и фиксируется в зависимости от вероятности заключения им сделки (на текущий момент, в следующий месяц и так на три месяца вперед) для того, чтобы максимально возможно просчитать прибыль с расчетом на три месяца вперед. Как правило, таблица для простоты занесения и обработки данных делается в Excel либо ведется в профессиональной CRM-системе.

Постановка стратегических и тактических целей по Компании.

Этот вопрос находится в компетенции директора Компании. Сотрудникам сообщается о планах развития по Компании, по отделу в целом, об изменениях, которые на данный момент времени имеют место быть. А также о той информации, которую необходимо донести до сотрудников отдела продаж.

Тема 5. Психологические особенности становления менеджера по продажам.

В работе менеджеров выделяют три стадии или, так называемые, «ломки». Вся работа менеджера по продажам идет волнообразно: то вверх, то вниз. За подъемами всегда следуют спады. Качество Вашей системы продаж определяет, от какого среднего уровня будут ходить вверх-вниз эти волны. Если в самой нижней точке продажи будут приемлемыми – Ваша команда будет стабильной. В обычных отделах продаж колебания идут от максимума до нуля и ниже. Поэтому даже опытный сотрудник такого отдела продаж может уйти из Компании на очередном спаде. И не важно, какой по счету этот спад – второй или пятый.

Откуда берутся спады в продажах? Посмотрим, как идёт работа менеджера по продажам во времени. Сначала он набирает клиентскую базу. Составляются длинные списки. Делаются звонки. Назначаются встречи новым Клиентам. Проведение переговоров и подписание контракта требует времени. К примеру, от месяца до двух.

Посмотрим, что происходит каждый месяц. В первый месяц идет активное наращивание клиентской базы. Большинство Клиентов отсеивается. С оставшимися Клиентами ведутся переговоры на результат. К концу первого месяца подходят первые контракты. К этому моменту практически все время и внимание менеджера по продажам сосредоточено на наиболее перспективных Клиентах.

Весь второй месяц продолжается «дожим» этих Клиентов. Предположим, что из первоначальной клиентской базы осталось 10 перспективных Клиентов. Тогда график продаж может выглядеть так:

В конце первого месяца – одна продажа;

На второй месяц – три продажи и один отказ;

На третий месяц – одна продажа и четыре отказа.

К концу второго месяца мир прекрасен. Немало денег уже заработано. И еще столько же – впереди, ожидаются от Клиентов, готовых платить.

К концу третьего месяца все ужасно. Клиенты, на которых Вы так рассчитывали, обманули Вас в лучших чувствах. Они кинули Вас с особым цинизмом. Оставили Вас без средств к существованию. Новых наметок нет. Наработок нет. До следующих продаж нужно пахать минимум один-два месяца. А денег нет уже сейчас.

В этой прискорбной ситуации менеджеры по продажам оказываются каждые два-три месяца. Несмотря на весь свой опыт, менеджер раз за разом попадает в ту же яму.

Три критических периода работы менеджера:

первые 1-3 дня

Первая стадия определяется временным промежутком 1-3 дня. Характеризуется начальным периодом адаптации к новым условиям работы, новой работе, новым людям. Когда менеджер еще не понял, в чем специфика деятельности, что он должен делать, как и что продавать и т.д. Сомнения менеджера в этот период звучат следующим образом: «То ли это, что мне надо, у меня ничего не получится, я ничего не знаю».

после первого месяца работы

вторая – полтора-два месяца, когда начинается вторичная адаптация. Когда уже есть определенные представления, чем нужно заниматься и как, но вот что-то продажи совсем не идут… Типичные сомнения начинают проявлять снова и выглядят так же, как и в первом случае.

после 3-4 месяцев работы

Третья стадия самая сложная, начинается примерно через 3-4 месяца работы. Через нее проходят все менеджеры, даже те, у которых уже была сделка и, возможно, не одна. Когда и об услуге/товаре уже есть определенные представления, и о работе в целом тоже, и есть продажа. Но, тем не менее, специфичны такие сомнения, как: «У меня все равно ничего не получается, возможно, это все-таки «не моя» работа, что-то мало сделок».

Об этих критических периодах и ожидаемых кризисах и «ломках» менеджеров по продажам новичкам нужно рассказать уже в первые дни их работы в отделе продаж. Впоследствии от того, насколько успешно руководители продаж будут отслеживать симптомы кризисов и «ломок» у сотрудников, и насколько успешно будут им противодействовать, зависит выживание сотрудников в отделе продаж.

Аналогичные программы проведения адаптации и обучения новых сотрудников Вам нужно будет разработать для всех позиций в Вашей Компании, на которые Вы регулярно набираете сотрудников. Но самое важное для успеха адаптации – те ключевые сотрудники, которые ее проводят. Когда наши эксперты строят отделы продаж «под ключ», их задача – на первом этапе самим проводить адаптации. И параллельно с этим они должны подготовить и обучить сотрудников заказчика, чтобы они умели проводить такие адаптации самостоятельно.