Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Численность работников по штату — это официально утвержденное количество сотрудников, необходимое для достижения целей организации.

Кто входит в штатную численность работников

Для ответа на этот вопрос сначала выясним, какая количественная характеристика имеется в виду. В практической деятельности могут использоваться такие разновидности:

1. Нормативная. Это некий эталон. В его основе лежат нормативы и определенные на их основе нормы.
2. Плановая. Это прогнозный показатель. Он отражает потребность в кадрах на будущий период и выявляется на основе анализа периодов прошлых.
3. Среднесписочная. Это результат анализа количества сотрудников за период. Он не учитывает подрядчиков и внешних совместителей.
4. Штатная. Это число членов трудового коллектива в соответствии со штатным расписанием.
5. Фактическая. Это количество работников, трудящихся на предприятии в конкретный момент.
6. Явочная. Это число сотрудников в момент анализа пребывающих на рабочем месте (фактическая за минусом отпускников, болеющих, декретниц и т. п.).

Штатная и фактическая численность работников — это показатели, различающиеся на количество сезонных работников, практикантов и любых других кадров, привлекаемых временно, по особой необходимости.

Расчет штатной численности работников

Если с фактической и явочной все относительно ясно, то остальные виды требуют сложных вычислительных операций. Также понадобится знание нормативов. Взять их можно из справочников либо внутрифирменных локальных актов.

В отдельных случаях можно пользоваться нормативными документами. Примером являются «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» (утв. Росздравом).

Начнем с формулы, опирающейся на норматив времени:

ШЧ = ОЗВг / ПНФ1 × КН,

• ОЗВг — общие затраты времени на все работы (или их вид, если считаем показатель по подразделению) за год;
• ПНФ1 — плановый нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• КН — коэффициент невыходов.

Коэффициент невыходов — это индекс, который помогает учесть пропуски рабочего времени (больничные, внеочередные отпуска и т. п.).

КН = 1 + НВ / НФ1 × ССЧ,

• НВ — суммарное время невыходов за год;
• НФ1 — нормативный фонд рабочего времени на одного сотрудника (годовой);
• ССЧ — среднесписочная численность штатных работников, рассчитать которую нужно за последние два года.

Также можно использовать формулу, учитывающую и план по выпуску продукции:

ШЧ = ПОР / (ОЗВг × ПВ × КВН) × КН,

• ПВ — планируемая выработка;
• КВН — коэффициент выполнения норм;
• ПОР — планируемый объем работ.

А теперь посмотрим, как это применяется на практике.

Пример расчета

Возьмем для примера частную школу. Когда ее открывали, директор опирался на нормативы штатной численности работников образовательных организаций, утвержденные приказом регионального профильного ведомства. Для наглядности возьмем Приказ Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005.

В школе четыре класса, в которых обучаются 100 детей. В этом случае учреждению положено 17 сотрудников. Но директор решил, что затраты на персонал не окупают себя, и поручил бухгалтеру найти возможность для его сокращения.

Последний определил такие данные:

• ОЗВг — 3700 часов;
• НФ1 — 600 часов;
• ПНФ1 — 590 часов;
• ССЧ — 17 человек;
• НВ — 180 часов.

Предельная штатная численность работников — это то число, которое он получит, подставив эти данные в формулу.

КН = 1 + 45 / 600 × 17 = 2,3.

ШЧ = 3700 / 590 × 2,3 = 14,4.

Полученное число нужно округлить до целого (всегда в сторону увеличения, поскольку речь идет о людях). Получается 15 человек, поэтому для экономии ресурсов двоих можно сократить.

Как утвердить новый документ или внести изменения в существующий

Итак, необходимость кадровых преобразований очевидна. Теперь необходимо закрепить это. Для этого кадровая служба разрабатывает новое штатное расписание. Для этого можно использовать форму Т-3, утвержденную . Однако с 01.01.2013 она не является обязательной, поэтому допускается разработка собственной.

Нормирование труда инженерно-технических работников (ИТР) и служащих необходимо для корректного расчета их численности, объективного распределения обязанностей между сотрудниками, роста производительности их труда, объективных условий материального стимулирования.

К инженерно-техническим работникам относятся сотрудники, осуществляющие организацию производственного процесса, техническое, экономическое и управленческое руководство. Необходимо различать ИТР и специалистов. Основанием для отнесения работников к ИТР является занимаемая должность (инженер, техник, агроном, зоотехник), а не образование, поэтому к ним относятся также практики, не имеющие специального образования.

Специалисты — это работники, имеющие законченное высшее и среднее специальное образование. Они могут быть как ИТР, так и служащими.

К специалистам относятся работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами, к служащим — сотрудники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание (секретари, коменданты, делопроизводители, кассиры, табельщики, экспедиторы и др.).

Учитывая особенности труда ИТР и служащих, их труд нормируют с помощью различных методов аналитического нормирования трудоемкости работ и численности исполнителей. Выбор метода нормирования зависит от сложности выполняемой работы, разнообразия методов и подходов к решению проблем, повторяемости работ. Соответственно этому можно определить три группы:

1. Работы, не требующие больших творческих усилий и характеризующиеся малым разнообразием выполняемых операций

Они требуют точного выполнения установленного порядка, правил, методик, инструкций, стандартов (например, стенография, делопроизводство, учетные операции, деталировка и копирование документов, их оформление и размножение, расчеты по заданной программе). На эти работы нормы времени устанавливают аналитическими методами.

Рассмотрим, как нормируется работа нарядчика по созданию сдельного наряда на выполненные работы на промышленном предприятии.

Пример 1

Создание наряда на выполненные работы содержит ряд последовательно выполняемых действий (алгоритм; см. схему).

При выполнении работы по созданию наряда нарядчик должен действовать по алгоритму. Зная исходные данные (количество рабочих), можно оценить трудоемкость данной работы. Учитывая то, что нарядчик выполняет и другие работы, на которые тоже есть прописанные алгоритмы, можно посчитать общую трудоемкость и, соответственно, определиться с численностью нарядчиков на предприятии.

2. Работы, требующие творческого труда

Эти работы представляют собой не только техническую деятельность (подготовка материалов, оформление, составление схем и расчетов), но и творческую — изучение различных материалов и поиск решения задач. Это проектные, расчетные, конструкторские, плановые и другие работы.

Первую часть нормируют методами аналитического нормирования, вторую — творческую — часть этими методами нормировать невозможно. В отношении их применяют:

• метод аналогий по категориям сложности выполняемых работ;
• экспертный метод;
• метод по типовым представителям.

Так, метод аналогии состоит в том, что ранее разработанные темы, конструкции технологические процессы расчленяют на простейшие элементы работ, по которым фиксируют фактические затраты времени. При нормировании трудоемкости разработки значение времени берут из аналогов и корректируют (ужесточают) с учетом роста производительности труда.

Практика показывает, что в конструкциях и технологии их изготовления до 50-60 % составляют повторяющиеся элементы работ.

К сведению

Трудоемкость той части работ, которая не имеет аналогов, рассчитывают с помощью переводных коэффициентов, учитывающих сложность и оригинальность работы. Переводные коэффициенты устанавливают преимущественно экспертным методом.

Для нормирования труда конструкторов и технологов можно применять аналитико-расчетный метод , который осуществляется в два этапа.

На первом этапе при выдаче работы конструктору (технологу) указывается только вид работы и проставляется ориентировочная норма времени. Это необходимо для того, чтобы рассчитать месячный план загрузки работника.

На втором этапе, когда работа выполнена, производится количественное и качественное нормирование затрат труда. Количественная оценка отвечает на вопрос, сколько стандартных форматок 1А4 помещается в законченном чертеже. Качественная оценка позволяет отнести чертеж к определенной группе сложности.

Рассмотрим пример нормирования труда конструкторов машиностроительного предприятия.

Пример 2

Все изделия, разрабатываемые конструкторами, экспертным путем разбивают на четыре группы:

1. простые изделия;
2. изделия средней сложности;
3. сложное изделие;
4. модернизация изделия.

Вне зависимости от сложности разработка каждого изделия состоит из ряда последовательных этапов:

По каждой группе изделий по каждому этапу на основании фактически затраченного времени определяется норма времени (табл. 1).

Таблица 1

Таблица предварительной нормы выработки на разработку нового изделия, ч

На основании данной таблицы рассчитывается загрузка каждого конструктора, определяется срок выхода изделия, определяется потребность в сотрудниках конструкторского бюро.

3. Работы управленческого характера , включающие труд руководителей подразделений аппарата управления

Наиболее сложно нормируемый труд. Применяется метод определения численности работающих по нормам управляемости и по функциям управления.

Норма управляемости — это количество людей, которые находятся в непосредственном подчинении руководителя.

Оптимальная норма управляемости — 7 чел. Это обусловлено особенностью оперативной памяти человека хранить информацию о семи не связанных между собой объектах.

В реальной жизни норма управляемости может достигать 40 человек. Она зависит от способностей, опыта руководителя, однородности выполняемых задач и многих других факторов, например:

● вид деятельности организации;

● расположение объектов управления (из-за географического размещения филиалов или отделений организации в ряде случаев невозможно добиться оптимальных показателей управляемости);

● квалификация сотрудников (уровень контроля за деятельностью сотрудников зависит от их навыков и мотивации);

● тип организационной структуры (иерархическая, матричная, проектная);

● уровень стандартизации задач;

● уровень автоматизации деятельности и др.

Для предприятия важно определить общую численность работников по каждой функции. Ее рассчитывают с помощью методов корреляционного анализа, учитывающего влияние наиболее существенных факторов на трудоемкость работ по данной функции.

Количество управленцев по функциональным обязанностям реализации основных функций управления можно рассчитать по данным табл. 2.

Таблица 2

Определение количества управленцев

Пояснения к условным сокращениям в табл. 2:

К у — общее количество руководителей разного уровня;

М р — количество рабочих мест в основном производстве;

К пр — количество рабочих основного производства;

К ст — количество работников служб стандартизации и сертификации;

К нов — число работников, занятых разработкой и внедрением новых технологий и оборудования;

К отк — число работников отдела технического контроля;

К спп — количество работников службы подготовки производства;

К отиз — количество работников отдела оплаты труда;

К ппп — общее количество промышленно-производственного персонала;

К оп — численность работников отдела технического обеспечения производства;

Ч сп — численность самостоятельных структурных подразделений предприятия, ед.;

К пэо — количество работников планово-экономического отдела;

К бух — количество работников бухгалтерии и финансового отдела;

М — численность наименований, типоразмеров и артикулов материалов, полуфабрикатов, закупленных изделий, ед.;

К ок — количество работников службы подготовки кадров;

К отитб — количество работников отдела охраны труда и техники безопасности;

К д — количество работников отдела делопроизводства и хозяйственного обслуживания;

Д — годовой документооборот, ед.

Общее количество самостоятельных структурных подразделений, их заместителей и помощников, которые непосредственно подчинены первому руководителю, рассчитывается по формуле:

Ч сп = 7,78 + 0,00019 × К ппп.

Обратите внимание!

Данные методики расчета были разработаны в плановой экономике и применялись на крупных промышленных предприятиях. Поэтому в современных условиях они могут служить лишь примерным ориентиром.

Пример 3

По методике, представленной выше, рассчитаем численность управленческого персонала.

Исходные данные представлены в табл. 3, результаты расчета — в табл. 4.

Таблица 3

Определение количества управленцев на основании функций управления

Таблица 4

Расчет численности

Выводы

Если сравнить результаты расчетов с численностью на реально действующем промышленном предприятии, то относительно охраны труда, комплектования и подготовки кадров, подготовки производства можно увидеть, что расчетная численность персонала очень близка к реальной.

Что касается учетных функций (ПЭО, бухгалтерия, ОТиЗ, делопроизводство), расчетные данные завышены в 2-3 раза. Работа этих подразделений достаточно автоматизирована и не требуется такого количества сотрудников.

Р. В. Казанцев,
финансовый директор «УК Теплодар»

Научно обоснованное нормирование труда позволяет рассчи­тать потребную численность работающих по профессиям, квали­фикации, осуществить расстановку людей по подразделениям и тем самым заложить количественную базу для формирования системы управления персоналом.

В отечественных организациях для расчета численности рабочих применяются следующие виды норм: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы времени обслуживания, нормы численности .

Норма времени - затраты времени на выполнение единицы работы одним рабочим или группой рабочих соответствующей квалификации. Норму времени, установленную на операцию или единицу из­делия, называют нормой штучного времени . Величина штучной нормы времени складывается из затрат времени на работу ма­шин и механизмов, действий рабочего и перерывов, без кото­рых невозможно выполнить заданную работу.

В общем виде состав штучной нормы можно представить следующей формулой:

Т о - основное время;

Т в - вспомогательное время;

Тоб - время обслуживания рабочего места;

Т отл - время на отдых и личные надобности;

Т пт - время неустранимых перерывов, ус­тановленных технологией и организацией производства.

Величина основного времени определяется расчетным путем с помощью соответствующих нормативов.

Величина вспомогательного времени, затрачиваемого рабо­чим на выполнение действий, без которых не­возможно осуществить основную задачу технологического про­цесса (установить деталь, включить, выклю­чить оборудование и т.п.), рассчитывается с помощью соответствующих нормативов времени либо на основании данных хронометражных наблюде­ний.

Величина затрат по обслуживанию ра­бочего места определяется по нормативам либо с помощью фото­графии рабочего времени. Величина и содержание Т об зависят от характера выполняемой работы, вида оборудования, типа произ­водства, установленного порядка в обслуживании рабочих мест. Оно делится на время технического обслуживания (Т тех), устанавливаемое в процентах от основного времени (а тсх), и время организационного обслуживания (Т орг), устанавливаемое в процен­тах от оперативного времени (а орг).

Для условий массового и крупносерийного производства норму штучного вре­мени можно определить с помощью формулы

, где

Т ш - оперативное время (Т оп = Т о + Т);

а отл - время на отдых и личные надобности, % от оперативного времени;

а орг - время организационного обслуживания, % от оперативного времени; а пт - время технологически неизбежных потерь, % от оперативного времени;

а тех - время на техническое обслужива­ние, % от основного времени.

Для условий серийного, мелкосерийного и единичного производства время на обслуживание рабочего места устанавливается сум­марно в % от оперативного времени. В этом случае формула нор­мы штучного времени выглядит следующим образом:

При проведении технико-экономических расчетов, состав­лении калькуляций, определении себестоимости продукции возникает необходимость в определении нормы штучно-каль­куляционного времени Т шк, величину которого можно опреде­лить с помощью формулы

Т пз - норма подготовительно-заключительного времени;

п - количество деталей в партии.

Подготовительно-заключительное время дается один раз на всю партию изделий. Величина Т пз устанавливается с помощью нормативов по укрупненным комплексам: ознакомление с ра­ботой, чертежами, технологией; наладка оборудования, уста­новка приспособлений, инструмента; пробная обработка дета­лей; получение инструмента, приспособлений; сдача готовой продукции. В массовом производстве понятия штучного и штуч­но-калькуляционного времени совпадают, так как подготови­тельно-заключительные работы, связанные с партией деталей, чаще всего отсутствуют.

Нормы выработки применяются для расчета численности работающих, планирования производительности труда, органи­зации заработной платы в таких видах производств, где продукт труда является однородным и может быть измерен в натуральных величинах (штуках, литрах, тоннах). Исходной величиной для расчета часовых, сменных, месячных норм выработки является норма штучного времени. При этом между нормой времени и нормой выработки существует обратно пропорциональная связь: любое уменьшение нормы времени сразу же приводит к соответ­ствующему увеличению нормы выработки, и наоборот. Математи­чески соотношение между ними можно выразить с помощью следующих формул:

- норма выработки
- продолжительность смены

,

где х - процент снижения нормы времени;

у - процент повыше­ния нормы выработки.

Расчет численности работающих по профессиям и квалифи­кации с помощью норм штучного времени и норм выработки не представляет сложности. Для этого в первом случае достаточ­но объем предстоящих работ, вычисленный в нормо-часах, по­делить на фонд времени работника.

, где

- объем работ данного вида и сложности

А во втором случае - объем работ, выраженный в натуральных единицах, поделить на соот­ветствующую норму выработки.

При расчете численности работающих необходимо различать явочную и списочную численность. Списочная численность превышает явочную, так как в ней учитываются планируемые невыходы на работу во время отпуска, болезни, по семейным обстоятельствам и т.п. Чтобы определить списочную численность Н сч, необходимо умножить явочную численность Н ч на коэффи­циент, учитывающий планируемые невыходы на работу:

, где

- коэффициент невыходов на работу

- списочная численность

- явочная численность

Нормы обслуживания применяются для нормирования труда и расчета численности основных рабочих-многостаночников, а также ряда профессий вспомогательных рабочих. При этом под нормой обслуживания понимается количество единиц оборудо­вания, производственных площадей, число рабочих мест или других объектов, которые должны обслуживаться одним рабо­чим или группой рабочих соответствующей квалификации.

В общем случае явочная численность работающих рассчитывается с помощью норм обслуживания по формуле

, где

Н о - норма обслуживания;

К см - коэффициент сменности работы на обслуживаемом оборудовании.

Нормы времени обслуживания позволяют учитывать трудоем­кость работ по обслуживанию единицы оборудования, произ­водственных площадей и других объектов в течение определен­ного периода. Подобного вида нормы применяются, например, для расчета численности слесарей и электромонтеров по межре­монтному обслуживанию оборудования. В этом случае они устанавливаются в единицах ремонтной сложности оборудова­ния или электроаппаратуры, обслуживаемых одним рабочим в одну смену. Количество ремонтных единиц обслуживаемого оборудования устанавливается с помощью системы планово-предупредительного ремонта. При этом учитывается и срок службы оборудования. В общем случае явочная численность работающих по межремонтному обслуживанию рассчитывается

, где

- количество ремонтных единиц в цехе

- норма времени обслуживания на ремонтную единицу в смену

- коэффициент сменности работы оборудования

Норма численности - число рабочих или дру­гих категорий работающих определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для обслуживания крупных агрегатов, складов и других объектов или выполнения опре­деленного круга работ.

Норма управляемости - число работников или подразделе­ний, которыми должен руководить один руководитель. Для ди­ректора завода, например, нормой управляемости является число его заместителей, а также число структурных подразделе­ний, находящихся в его непосредственном подчинении; для мастера - число рабочих или число бригадиров.

Норма соотношения являются разновидностью норм управляемости. Под нормой соотношения понимается число работников той или иной квалификации или должности, которое должно приходиться на одного работника другой квалификации или должности. С помощью норм соотношений устанавливаются прежде всего оптимальные соотношения между численностью ос­новных категорий управленческого персонала: руководителей, специалистов и других служащих, а также соотношения между отдельными должностными группами внутри этих категорий. Нор­мы соотношений выражаются отношением, приведенным к еди­нице, либо в виде размерных цепочек. К примеру, такое соотно­шение численности руководителей, специалистов и других служа­щих, как 1: 6: 10, означает, что в данном подразделении на одного руководителя приходится шесть специалистов и десять других служащих.

В реальных условиях при расстановке персонала необходимо учитывать разли­чия в численности явочного, списочного и среднесписочного состава работающих.

В явочный состав персонала включаются все работники, явившиеся на работу.

В списочный состав персонала включаются как работники, явившиеся на работу, так и работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни, занятые выполнением государственных обязанностей и т.п.

Списочный состав персонала превышает по численности явочный состав примерно на 5-10%. Величина этого превышения устанавливается исходя из фактически сложившихся данных за предыдущие периоды и зависит от ряда факторов, прежде всего от демографического состава персонала и условий труда. Так, в организациях, где преобладает женский труд, где значитель­ный удельный вес в общей численности занимают лица пожило­го возраста, где неблагоприятны условия труда, различия в численности между списочным и явочным составом неизбежно возрастают.

Списочная численность персонала в связи с приемом и увольнением постоянно меняется и может быть дана только на определенную дату. Поэтому для характеристики численности персонала за месяц, квартал, год при планировании и учете определяют среднесписочную численность. Среднесписочная чис­ленность за месяц определяется путем суммирования списочно­го состава персонала за все дни месяца (включая выходные и праздничные дни) и деления результата на число календарных дней в месяце. При этом списочная численность персонала в выходные и праздничные дни берется по предшествующему ра­бочему дню.

Среднесписочная численность персонала за квартал (год) рассчитывается как сумма среднемесячной численности за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. В спи­сочный состав персонала организации включаются все приня­тые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью. Включение в списочный состав производится со дня зачисления на работу.

В практике учета персонала различают также в зависимости от срока, на который заключен трудовой договор, постоянных, временных и сезонных работников.

К постоянным относятся работники, поступившие на работу без указания срока;

К вре­менным - поступившие на работу на заранее определенный срок;

К сезонным - поступившие на работу на период сезонных работ.

В результате непрерывно происходящего приема и увольне­ния работников состав персонала организации постоянно ме­няется. Это изменение называют оборотом кадров. При этом раз­личают оборот кадров по приему и оборот по увольнению. Величина оборота кадров определяется путем деления числа всех выбывших (оборот по увольнению) или всех принятых (оборот по приему) за определенный период на среднесписочную численность работающих за тот же период.

Для характеристики изменения численности персонала приме­няется также показатель сменяемости кадров. Он определяется как отношение меньшей величины из числа принятых или уволенных из организации заданный период к среднесписочной численно­сти и выражается в процентах.

Важной характеристикой стабильности трудового коллекти­ва является текучесть кадров, величина которой определяется путем деления числа уволенных по собственному желанию, за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины за опреде­ленный период времени на среднесписочную численность ра­ботников за тот же период.

Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

1. Средний объем документооборота предприятия за последние 2-3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
   • входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
   • исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
   • внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
   • все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
2. Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

Пример 1

Свернуть Показать

Допустим:

• средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
• общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения - 4 штатные единицы.

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

• нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
• межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
• нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
• нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
• укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
• межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
• типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2-3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств - 12-15 % от численности).

Пример 4

Свернуть Показать

Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

• основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
• второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению - это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
• третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Существует . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Таблица 1

Свернуть Показать

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением - измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Пример 5

Свернуть Показать

Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день »

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие - более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени - более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

Пример 6

Свернуть Показать

Формирование оптимального штата - одна из приоритетных задач как для достижения целей бизнеса, так и для его управляемости. Правильно рассчитанная численность персонала позволяет достигать поставленных целей и обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха персонала с учетом невыхода части сотрудников на работу. В данной статье мы поговорим о том, как определить численность торгового ­персонала магазина.

Р асчет основывается на нормировании труда с учетом плановых ­невыходов сотрудников на работу. Для этого применяется следующая формула:

Ш = Н х К н,

• Ш - требуемая штатная численность персонала (без учета ­технического персонала, например, уборщиц и грузчиков),
• Н - нормативная численность работников,
• К н - плановый коэффициент невыхода сотрудников на работу.

Определение К н

Данный коэффициент вычисляется по формуле:

К н = 1 + Д н,

• Д н - доля нерабочего времени в общем фонде рабочего времени по производственному календарю. Она рассчитывается как сумма часов невыхода сотрудника на работу, деленая на общее количество рабочих часов в указанный период.

Определим К н в период с января по ноябрь . Количество нерабочих дней составит 49 (28 дней плановых отпусков в соответствии с ТК РФ + 7 дней (норматив отпусков без сохранения заработной платы) +14 ­(норматив больничных)) или 392 часа при 8-часовой рабочей неделе.

Доля нерабочих часов в общем количестве рабочего времени составит:

392 часа: 1 803 часа (по производственному календарю) = 0,22.

Таким образом, К н в периоде январь - ноябрь равно 1+ 0,22 = 1,22.

К н в декабре определяется аналогично. Количество нерабочих часов составит: 7 дней (больничные) х 8 часов = 56. Дн = 56 часов: 183 часа (по производственному календарю) = 0,31.

Таким образом, К н в декабре = 1 + 0,31 = 1,31.

Расчет нормативной численности (Н)

Нормативная численность (Н) определяется по формуле:

Н = V / (Ф рв х H выр х К вн),

• V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;
• Ф рв - фонд рабочего времени на планируемый период, в часах;
• Н выр - норма выручки;
• К вн - плановый коэффициент выполнения норм, который определяется как отношение плановой выручки соответствующего периода 2009 года к фактической выручке аналогичного периода 2008 года.

Предположим, что магазины по норме выручки делятся на 2 категории в зависимости от доли отдела книг в площади и товарообороте магазина.